Para facilitar la gestión de la calidad, están disponibles en el mercado diferentes tipos de software que ayudan a controlar, administrar y estandarizar el SGC. Ejemplo de ello, es el software propio y el software como servicio (SaaS).
Lo que los diferencia, prioritariamente, es que un software propio es desarrollado a medida de acuerdo con las necesidades específicas de la empresa, lo que puede ser hecho por un equipo interno de IT o una empresa de desarrollo tercerizada. El Saas es un software listo para usar, accedido por la Web, desarrollado para anticipar y atender la necesidad del cliente.
En el último año, observamos en nuestros clientes una gran salida de empresas del sistema propio que migraron para la contratación de un Saas, como el de Qualyteam. Pero ¿qué es lo que hace que las empresas opten por contratar un Software como servicio y renunciar al software propio?
Según Gartner, el SaaS es el segmento más grande dentro del mercado de la Nube, con un ingreso previsto para crecer el 22,2%, alcanzando los 73.600 millones de dólares en 2018. Gartner espera que el SaaS alcance el 45% del total de gastos con aplicaciones para el año 2021.
Por las ventajas que el crecimiento del mercado trae, son grandes las diferencias entre el software propio y el software como servicio, por eso a continuación serán listadas algunas y detalladas las principales en este artículo.
| SOFTWARE PROPIO | SOFTWARE COMO SERVICIO |
| Alto costo de implantación | Bajo costo de implantación |
| Implantación lenta | Implantación rápida |
| Alto costo de actualización | Actualizaciones constantes y sin costo adicional |
| Totalmente personalizable | Posibilidades de personalización dependen del proveedor |
| Mantenimiento realizado por el equipo interno de IT | Mantenimiento garantizado por el proveedor |
| Seguridad interna o de terceros | Seguridad garantizada por el proveedor |
| Soporte realizado por el equipo de IT o terceros | Soporte garantizado por el proveedor |
| Necesaria la contratación de espacio en banco de datos | Espacio de almacenamiento incluído en el servicio |
Personalización
Realizado a medida y totalmente personalizable, el software propio llama la atención, ya que dá la sensación de mayor control de la empresa sobre su demanda, sin embargo, hay tres razones principales que pueden convertirse en un problema:
- El tiempo de desarrollo e implantación es muy prolongado, lo que puede ser un problema de acuerdo con la necesidad de la empresa.
Qualyteam, desarrollador de software para Gestión de la Calidad, comenzó su historia por la necesidad del Grupo Conjel de crear un software para la gestión de documentos internamente. Lo que estaba estimado para dos años de trabajo, se volvieron seis y fue entonces cuando los directores percibieron la necesidad de otras empresas de adquirir un software eficaz para su realidad pero de manera simplificada, en 2008 la empresa evolucionó para transformar el proyecto y desenvolver un software SaaS para la Gestión de la Calidad.
- El estancamiento del sistema por la falta de actualización con el pasar de los años, por falta de estructura interna o posibilidades de inversión.
Más allá de que la mayoría de las veces contratar un Sistema SaaS no permite la personalización de software, existen formas de adecuación del mismo que pueden ser aplicadas al uso, sin comprometer el sistema de gestión de la calidad. El buen uso del sistema, teniendo sus especificaciones alineadas al SGC de la empresa, facilita la gestión.
Actualización
Por increíble que parezca, por lo general, poseer un software propio puede terminar no atendiendo a la evolución de la empresa a largo plazo. Lo que observamos que sucede en el mercado son las empresas que tienen sus necesidades cubiertas en el momento de la implantación del software propio, pero se vieron sin muchas salidas cuando éste necesitó evolucionar.
La dificultad de actualización puede venir por falta de estructura interna y demora en la entrega del software, lo que acaba por dejar el sistema obsoleto y, con el paso del tiempo, hasta caer en desuso por falta de funcionalidades. Un ejemplo de migración se produjo con la empresa Bigfer, de Brasil, hoy cliente de Qualyteam. A finales de 2017, utilizaba un software desarrollado a medida, contenía servidor propio desde 1998 y necesitaba mejorarlo, pues ya estaba desfasado y necesitando recursos más actualizados. Entonces, para evitar pasar por el mismo problema en el futuro, optaron por adquirir un Software como Servicio, vía Web, que se mostró más eficiente que el anterior.
El Software como Servicio ofrece más beneficios al cliente, como actualizaciones y mejoras constantes que garantizan su adecuación a lo largo de los años, principalmente en lo que se refiere al cumplimiento de las normas de calidad.
Un ejemplo de ello, ocurrió en Qualyteam durante la transición de la ISO 9001:2008 a ISO 9001:2015. Una vez lanzada la nueva versión de la Norma, el software ya estaba recibiendo adecuaciones para estar totalmente adaptado a sus clientes, sin cargos adicionales. Este tipo de agilidad no ocurre con la utilización de un software propio.
Seguridad
El punto de mayor relevancia sobre seguridad entre el software propio y el SaaS, es la preparación frente a las amenazas. Tener un equipo trabajando diariamente para obtener los mejores resultados para el sistema es una característica presentada por el SaaS, que asegura que, en caso de ocurrir algún problema, acciones de corrección sean tomadas más rápidamente.
Con el software propio, hay limitaciones en caso de necesidad de mantenimiento, ya que no toda empresa posee un equipo de IT estructurado para resolver cualquier tipo de problema, principalmente en casos urgentes como intrusión o caída del sistema.
Algo que también puede ser tenido en cuenta, es que con la contratación del SaaS la empresa tiene acceso a servidores más seguros, por un bajo costo, ya que este beneficio también está incluido en el servicio contratado.
Un ejemplo de servidor de alta seguridad es Microsoft, dueña del Azure Data Center, que ha invertido más de 15.000 millones de dólares en infraestructura para garantizar la seguridad de los datos de sus clientes. Ciertamente vale la pena mantener datos almacenados en un servidor altamente confiable como el Azure, pero puede ser una inversión inviable para muchas empresas.
Incluso construyendo un software propio son necesarios servicios adicionales para garantizar seguridad, estabilidad y buen funcionamiento del mismo. Esta es una ventaja adicional del software como servicio, ya que estos servicios adicionales ya constan en el contrato, proporcionando por ejemplo, soporte, entrenamiento, mantenimiento y espacio en la base de datos.
