Problematica de no contar con un software de Gestión de Calidad

Planilhas impressas

Todas las organizaciones que están en proceso de implementación o que ya cuentan con un Sistema de Gestión de Calidad certificado, en algún momento se encuentran con la problemática de que la información crece tan rápidamente que se dificulta mantener el sistema actualizado.

Uno de los contratiempos más frecuentes de cualquier organización es el control de la información documentada.

Así como nuestro sistema evoluciona día a día, la información documentada se modifica en búsqueda de simplificar y mejorar nuestros procesos, y así se van generando nuevas versiones, revisiones y aprobaciones.  

A su vez la información documentada debe estar disponible cuando se necesite y protegida para evitar alteraciones no deseadas, y en muchos casos es complejo limitar los permisos de acceso a los documentos respecto a consulta y/o modificación, así como también comunicar a todos los involucrados sobre el control de cambios, y asegurarse que se trabaja bajo la última versión.

En la mayoría de los casos, solemos usar planillas de cálculo como Excel para gestionar gran parte de la información que nuestro sistema nos brinda, indicadores de desempeño, no conformidades, riesgos y oportunidades, auditorías, procesos, entre otros tantos que cada empresa genera. A medida que nuestra empresa y nuestro sistema crece el volumen de los datos que se generan también crecen, y por lo general son varios los responsables que deben acceder a distintas planillas, con diferentes tipos de acceso.

Los archivos son cada vez más pesados, las planillas suelen ser usadas por varias personas y hay un riesgo muy alto de perder información por modificaciones no intencionadas en su uso cotidiano.

Además toda esa información, debemos analizarla, y casi siempre se encuentra en diferentes planillas de diferentes usuarios y con formatos diferentes y a pesar de poder anexarlas y utilizar fórmulas no deja se ser un trabajo manual con muchas chances de errores humanos, lo que provocaría datos que no reflejan la realidad de la empresa, y en todos los casos muchas horas de trabajo que no están siendo destinadas, por ejemplo,  para la mejora del sistema de gestión de calidad.

Cuando se cuenta con un software diseñado específicamente para un sistema de gestión de calidad, encontramos una solución indispensable para el control de nuestro sistema.

Una de las principales ventajas de contar con un software específico, es la disminución de horas que cada trabajador destina a controlar manualmente datos, planillas, entre otros, y elimina posibles equivocaciones a la hora de manejar información. Otra, es que el software puede mandar recordatorios a los usuarios, incentivando el uso del sistema, ayudando a mantener el sistema de gestión completamente actualizado, evitando olvidos o retrasos innecesarios.

Asimismo existen muchas otras razones por la cual optar por un software específico de calidad.

La información se encuentra actualizada, centralizada y accesible a todo el personal, fácil de administrar, pudiendo entre otras cosas, dar distintos permisos de acceso para ver o editar documentos, carga de datos, revisiones, aprobaciones, todo desde un mismo lugar y con toda la información respaldada, sin necesidad de imprimir documentos.

De igual manera, incluso demuestra el compromiso que tiene la organización con la calidad, como forma de lograr la satisfacción de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

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