A gestão da qualidade é um método de avaliação com foco no conjunto de processos da empresa, que, quando bem geridos, resultam em bons produtos finais e clientes satisfeitos.
Quando aliado à execução da gestão da qualidade, o certificado da ISO 9001 é um exemplo dos certificados que atestam a capacidade da empresa em atender as expectativas dos seus clientes, seguindo regras e normas padronizadas.
A percepção da qualidade está diretamente ligada ao sucesso da empresa, sem nem levar em conta o produto final. E quando há muitas falhas e os processos saem custosos, é sinal de que há uma má gestão da qualidade.
As empresas que obtêm esse tipo certificação garantem a aprovação do seu sistema de gestão da qualidade. Contudo, é preciso manter o título: todos os negócios devem passar por auditorias periódicas de manutenção, e, portanto, o trabalho é constante!
Por isso, a fim de diminuir as burocracias e organizar melhor uma empresa, é possível apostar em softwares que padronizam e otimizam processos e o tempo. Mas como esses sistemas podem ajudar efetivamente no engajamento da equipe para que todos trabalhem em prol da gestão da qualidade? Acompanhe o post e descubra como isso é possível com o sistema da Qualyteam!
Como o software de gestão da qualidade da Qualyteam atua?
Para gerir, é preciso medir! Com todos os dados do negócio armazenados em um só sistema, é possível estabelecer metas, verificar o andamento delas, criar objetivos e desenvolver planos de ação — seja para corrigir falhas ou promover a melhoria contínua dos resultados.
É possível fazer a gestão da qualidade com base em outras regulamentações como a Anvisa ou o PBQP-H. No entanto, como referência e padrão mundial, o sistema da Qualyteam está programado de acordo com as normas da ISO 9001. Essa é a garantia que a Qualyteam dá aos seus clientes quando se trata da gestão da qualidade em sua empresa.
O sistema também está preparado para armazenar e padronizar documentos e planilhas para as empresas que o adotam. Ou seja: por meio de modelos previamente utilizados pelos funcionários, é possível criar documentos padronizados para uma empresa inteira e disponibilizá-los na plataforma direta e automaticamente.
Assim, o software de gestão da qualidade da Qualyteam é capaz de eliminar algumas atividades trabalhosas e automatizar processos feitos manualmente por meio de um fluxo pré-elaborado de funções. No entanto, ele precisa ser operado e alimentado por toda a equipe, de acordo as obrigações e cargos exercidos por cada colaborador.
Outra vantagem é o controle sobre quem acessou ou modificou documentos, recebeu e-mails ou mensagens e quando respondeu (ou se não houve resposta). A partir desta percepção, fica mais fácil estabelecer prazos e fazer cobranças referente às demandas da empresa, gerando um controle mais efetivo e melhorando o senso de responsabilidade de toda a equipe.
O sistema da Qualyteam oferece oito módulos para simplificar os processos da qualidade em sua empresa, que podem ser contratados de acordo com a necessidade e especificidades de cada empresa. São eles:
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Doc: gestão de documentos e da informação;
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Flag: gestão de indicadores de desempenho;
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Tools: gestão de não conformidades — realiza a análise de causas consistentes e cria planos de ação eficazes;
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Auditor: gestão de auditorias simplificadas e eficientes;
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Buy: gestão de fornecedores;
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Calib: gestão de calibração de equipamentos;
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People: gestão de pessoas;
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Risk: gestão de riscos.
Consequentemente, os dados incluídos no sistema são armazenados e geram informações sobre os próximos acontecimentos — positivos ou negativos — que, por sua vez, também passam a ser calculados pelo software.
Além de atualizados constantemente, os indicadores inteligentes fazem isso muito mais rápido, facilitando a tomada de decisões estratégicas em menos tempo. Dessa forma, o software vem para ajudar uma empresa que já conhece e realiza os processos de gestão da qualidade, mas encontra dificuldades para realizá-la com praticidade e eficácia.
Contudo, é importante ressaltar que o software automatiza, orienta e facilita os processos de gestão da qualidade das empresas de acordo com o padrão da ISO 9001, mas o bom uso da ferramenta para uma gestão eficiente depende muito da equipe. É por isso que o engajamento faz toda a diferença!
Como o software reflete no engajamento da equipe?
Agora que você já viu as vantagens em números, que tal entender como o uso de um software pode ajudar a engajar sua equipe?
Existem muitas dicas para gestão e engajamento de equipes no dia a dia, mas, para começar de forma organizada, nossa dica mais valiosa é investir em tecnologia de gestão!
O grande problema está em perder mais tempo tentando entender o software do que utilizando-o da melhor forma para trabalhar. E a nossa maior preocupação é a qualidade simples!
Um software simplificado, intuitivo, atualizado e que cumpra com todas as exigências — e eventuais modificações — da gestão da qualidade (padronizado pela ISO 9001) é um grande passo para uma boa gestão da qualidade de uma empresa, envolvendo seus diversos setores em prol de um trabalho efetivo.
Uma vez implementado e com todas as informações necessárias registradas, o software de gestão começa a operar. Conforme ele entra na rotina da empresa, substituindo as milhares planilhas de gestão, toda a equipe começa a trabalhar melhor junta, afinal, toda a informação é integrada, da maneira mais direta e simples possível.
Por que o engajamento da equipe importa?
A falta de engajamento é proveniente, principalmente, da resistência das equipes perante as mudanças organizacionais. Mesmo que inconscientemente, há uma tendência em permanecer em uma zona de conforto operacional.
Contudo, na maioria das vezes, essa sensação de conforto é ilusória e os trabalhadores não se dão conta de que estão operando de forma mais trabalhosa, burocrática e, consequentemente, ineficiente.
Em uma pesquisa feita pela Qualyteam com 38 empresas de segmentos diferentes, foi constatado que a falta de engajamento é mais evidente em cargos mais altos que do que no chão de fábrica.
Segundo os Representantes da Direção (RDs), os motivos do desengajamento são diversos: burocracias nos processos, falta de organização, comunicação falha entre colaboradores e líderes, falta de motivação, dentre outros. Mas a principal dificuldade é envolver as equipes em atividades.
Em números, um estudo feito com 60 multinacionais e publicado pela Harvard Business Review aponta que empresas que investem na gestão da qualidade gastam, em média, 350 milhões de dólares a menos que as que não adotam essa cultura da qualidade.
A AGE do Brasil, uma indústria terceirista de fabricação de cosméticos, se preocupa muito em trabalhar com qualidade. Para eles, além de cuidar do certificado de gestão da qualidade obtido, a qualidade influencia diretamente nos processos diários da indústrias — foi assim que eles confiaram no sistema da Qualyteam!
Na vivência da empresa, sempre que optaram por implementar algum sistema, havia um engajamento momentâneo entre o consultor, o representante da direção e a própria direção. Entretanto, o grande desafio estava em envolver o resto da equipe e fazê-la entender o que está acontecendo e como contribuir.
Com o software da Qualyteam, a AGE afirma que ficou mais fácil trabalhar e ter uma visão ampla dos processos. A partir dessa ferramenta, a empresa conseguiu alcançar o envolvimento e engajamento da equipe, otimizando seu tempo e processos operacionais.
Outros benefícios da gestão da qualidade são que as empresas cometem 46% menos erros em geral, 75% menos erros percebidos pelos clientes e 75% menos erros significativos.
Como a liderança pode ajudar no engajamento da equipe?
Quando se trata dos colaboradores, os sistemas de gestão também são muito eficientes. Porém, como já mencionamos, pessoas em cargos mais altos têm maior dificuldade de lidar com mudanças organizacionais.
Isso acontece porque em meio ao dia a dia atribulado, elas não conseguem ver as vantagens imediatas das mudanças e consideram perda de tempo realizar algumas ações de implementação como documentar, dar e pedir feedbacks e analisar gráficos.
No entanto, o maior exemplo deve vir da liderança. O papel dos líderes no engajamento da equipe é fundamental. Para envolver as pessoas em um projeto, eles precisam mostrar os benefícios reais que isso trará aos funcionários, quais são as ações, como cada um participará ativamente e o andamento do planejamento.
O retorno palpável em dinheiro, a diminuição da burocracia e a organização são apenas algumas uma das vantagens de trabalhar com uma equipe engajada e que valoriza a cultura da qualidade.
Quando esse trabalho é feito de maneira simplificada e concentrada em uma só plataforma, o processo gera a motivação e o engajamento da equipe, que colabora melhor na hora de nutrir o sistema com as informações necessárias e utilizá-lo da melhor forma na rotina de trabalho.
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