4 Contexto de la organización (Parte III)

Analizados los asuntos externos e internos (4.1), los requisitos de las partes interesadas pertinentes (4.2) y la naturaleza de los productos y servicios , debemos definir el alcance de nuestro sistema de gestión. La norma ISO 9001 nos dice:

4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad

La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión de la calidad para establecer su alcance.
Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar:

a) las cuestiones externas e internas indicadas en el apartado 4.1;
b) los requisitos de las partes interesadas pertinentes indicados en el apartado 4.2;
c) los productos y servicios de la organización.

La organización debe aplicar todos los requisitos de esta Norma Internacional si son aplicables en el alcance determinado de su sistema de gestión de la calidad.

El alcance del sistema de gestión de la calidad de la organización debe estar disponible y mantenerse como información documentada. El alcance debe establecer los tipos de productos y servicios cubiertos, y proporcionar la justificación para cualquier requisito de esta Norma Internacional que la organización determine que no es aplicable para el alcance de su sistema de gestión de la calidad.

La conformidad con esta Norma Internacional sólo se puede declarar si los requisitos determinados como no aplicables no afectan a la capacidad o a la responsabilidad de la organización de asegurarse de la conformidad de sus productos y servicios y del aumento de la satisfacción del cliente.

¿Cuál es su propósito?

El propósito de ésta sublcláusula es asegurarse una definición clara de los límites físicos, geográficos, organizativos y de los productos, servicios y procesos contemplados por el SGC. Es clave al desarrollar cualquier sistema de gestión.

Esto quiere decir que se deben tener en cuenta cuestiones como:

  • Las infraestructuras de la organización;
  • Las distintas sedes y actividades de la organización;
  • Las políticas y estrategias comerciales;
  • Las funciones, actividades, procesos, productos y servicios centralizados o proporcionados externamente.

¿Cómo defino el alcance?

1° Paso: Identifica todos los productos y servicios de la organización, considerando todos los procesos productivos.

2° Paso: Determine cuáles serán los procesos que se incluirán teniendo en cuenta los asuntos internos y externos de la organización. Una vez que se definen los procesos y en dónde se realizan, analizamos los factores internos y externos y se definirá si el alcance del sistema contemplará todos ellos o no.

Por ejemplo; una fábrica realiza diferentes actividades en distintas sedes. En la sede de Argentina desarrolla lápices de colores, y en la sede de Uruguay desarrolla muebles para oficinas.  La venta de la línea de productos de Argentina podría considerarse una oportunidad, por su posibilidad de exportación a otros países, o no según el análisis de contexto.

3°Paso: Decidir sobre las necesidades de las partes interesadas. En la mayoría de los casos el propósito de las empresas para decidir certificar un sistema de gestión de la calidad suele ser un requisito de un cliente que para poder adquirir un producto o servicio nos exige presentar el certificado ISO 9001:2015.  Muchas entidades gubernamentales exigen el certificado verbigracia para poder participar de una licitación de servicios.  Por ejemplo; si la empresa desea certificar para cumplir con los requisitos de un cliente y tiene posibilidades de vender su producto o servicio, el alcance entonces debe incluir aquellos procesos para los cuáles se los contratará.

En síntesis, ya sea en el Manual de Calidad o en un documento para registrar el alcance, (si es que no se cuenta con Manual) el alcance debe describir:

  • El alcance por procesos: comercialización, producción de productos, prestación de servicios etc.
  • El alcance geográfico: dónde se lleva a cabo cada uno de los procesos descriptos anteriormente.
  • No aplicabilidad de los requisitos: se debe justificar si algún requisito de la norma no es aplicable, y por qué.

 

Nota: Todos los procesos productivos, tendrán sus correspondientes procesos estratégicos y de soporte, (no se detallarán en el alcance), que ayudan a que el proceso de producción se realice, como ser el proceso de recursos humanos, gestión de riesgos, capacitaciones, etc.

Ejemplo de alcance de SGC

  • Pinturas COLORAR S.A. en sus instalaciones de Pilar, Buenos Aires, desarrolla, elabora y comercializa pinturas al solvente y al agua, para uso industrial, hogar y obra y aplica a todos los requisitos de la norma ISO 9001:2015

 

  • El sistema de gestión de la calidad de la Universidad Nacional del Este, incluye el diseño, desarrollo y prestación de servicios de educación superior en forma directa en pregrado y postgrado, en las modalidades presencial, semipresencial y a distancia realizadas en su sede de la ciudad de Melo, departamento de Cerro Largo, Uruguay.

 

  • El alcance del Sistema de gestión de calidad de Atlántida SA incluye la producción de empaques flexibles en plásticos para alimentos, bebidas, polvos, granos, materiales desechables e industria general. Los requisitos del diseño y desarrollo de la norma ISO 9001:2015 se han excluido porque la organización no realiza ningún diseño de sus productos, todos los requisitos y las especificaciones son proporcionadas por los clientes.

 

  • Futura Informática desde las instalaciones ubicadas en la ciudad de Pedro Juan Caballero, Paraguay ofrece servicios de desarrollo de software propio para centros comerciales y declaramos como no aplicable el requisito 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones debido a que la trazabilidad no es un requisito y no empleamos equipos de medición.

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NOTA:

  1. Recuerda que el alcance es información documentada obligatoria.
  2. Si en el alcance no se define que la organización no aplica a algún requisito, se da por sentado que aplica a todos los requisitos de la norma ISO 9001:2015
  3. En caso de no aplicar a un requisito se deberá poder justificarlo y no puede afectar la capacidad de asegurar la conformidad y satisfacción del cliente.
  4. Las actividades realizadas por terceros no se pueden excluir del alcance, éstos deben ser controlados de acuerdo a la cláusula 8.4.

 

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