Ya se encuentra traducida en español la nueva versión de la norma ISO 19011:2018 y muchos se preguntan; ¿Por qué es importante una auditoría?, ¿Qué debemos tener en cuenta?
Desde México, David Saavedra Zárate nos habla de las auditorías como un proceso basado en la disciplina y la competencia, comencemos por conocerlo y saber un poco más sobra la importancia de las auditorías:
Un placer compartir con ustedes mi experiencia en las auditorías y en el proceso de formación de auditores.
Mi nombre es David Saavedra Zárate, soy Ingeniero Industrial Egresado del Instituto Politécnico Nacional, con especialización en Dirección de Estratégica, Administración, Master en Gestión de Calidad y Diplomado en Gestión para la Seguridad Alimentaria. Así como auditor Líder y consultor.
Inicié en el apasionante medio de la Calidad en el año de 1997, en el año 2000 fundé Sistemas Avanzados en Calidad como un despacho para brindar servicios de asesoría en Sistemas de Gestión a las empresas en sus diferentes sectores.
Hoy en día nuestra asesoría ha permitido a muchas empresas implementar sistemas de gestión de manera práctica, eficaz y eficiente. En ese lapso también he aprendido de la importancia de las auditorías internas.
¿Por qué es importante una auditoría?
Puedo decir que las auditorías internas son el motor del sistema de gestión, a ese motor hay que aceitarlo y ponerlo a punto para que funcione eficaz, eficientemente y nos brinde el rendimiento que buscamos como organización.
El proceso de auditoría, independientemente de los nuevos requerimientos de la Norma, desde mi punto de vista y experiencia, tiene dos pilares fundamentales: Disciplina y Competencia.
Si queremos lograr los resultados esperados, tanto personal como empresarial, la disciplina es la regla de comportamiento más importante que nos permitirá lograr los resultados planificados, si no hay disciplina no hay compromiso. La disciplina tiene que ver con la puntualidad, con el orden diario (físico y mental), con la planeación, con seguir metodologías, seguir lineamientos, incluso con las labores cotidianas personales.
Otro de los pilares es la competencia. Todo objetivo o meta de las organizaciones es mejorar, siempre que implemento un Sistema de Gestión, mi mayor labor de convencimiento hacia el personal de las organizaciones se centra en la mejora continua, ese es el objetivo final, la certificación es un premio a los logros obtenidos. Aquí es donde entra en juego la competencia: Nivel educativo, formación y experiencia. A mayor competencia, mejores resultados.
Cuando formo auditores, el proceso de formación se basa en la capacidad de comprensión de la norma y en la capacidad analítica para poder determinar aquellos factores que obstruyen o pueden obstruir un proceso de mejora continua (No conformidad). Un auditor no se forma solamente con las teorías en un curso, se forma y se desarrolla en el momento de la ejecución de una auditoría en sitio, pero para llevar a cabo esa auditoría debe pasar un proceso de formación que le permita obtener las herramientas, los conocimientos, las técnicas y el comportamiento en una auditoría.
De ahí la importancia de una auditoría, evalúa la madurez del SG para determinar su eficacia y eficiencia, es decir, que los resultados se estén logrando con base a lo esperado o planificado. Si tomamos la auditoría como un simple requisito para certificar o mantener la certificación perdemos el objetivo importante de toda organización: Hacer los procesos eficaces, eficientes y mejorar, lograr el propósito estratégico o la visión.
Para lograr auditorías serias y eficaces no olvidemos esos dos pilares: Una persona no puede ser auditor si no posee disciplina y no desarrolla su competencia.
Entonces la eficacia de una auditoría, ¿tiene que ver con la capacidad de los auditores?
Efectivamente, los auditores hacen una labor quirúrgica, porque deben detectar cual es la parte critica en una organización, en un proceso, en un producto que permitan encontrar las oportunidades de mejora.
Lograr esto va a depender mucho de la capacidad de comunicación, de intuición, de observación, de análisis, de lógica y de números. La práctica y ejercicios en los talleres de formación desarrollan esta capacidad de un auditor. Hay que considerar también el comportamiento natural del auditor, aspectos culturales y los valores pueden prevenir y ayudan a seleccionar al equipo auditor.
Tomando la referencia inicial, un motor debe ajustarse con regular frecuencia para tener mejores rendimientos, así el auditor, el proceso de desarrollo no termina nunca, hay que evaluarlos y sacarles el máximo potencial a través de la capacitación.
¿Cómo llevar este proceso de auditoría de manera exitosa?
La Norma ISO 19011 en su nueva edición 2018 establece como un nuevo principio la Gestión de Riesgos, incluyendo lo que anteriormente mencioné, debemos prestar atención en los riesgos que pueden existir en la programación, planeación y ejecución de las auditorías internas. Una recomendación importante es que no tomemos la gestión de riesgo como algo superficial, por ejemplo, el primer riesgo que se viene en mente es que no se lleve a cabo, eso para mí no es un riesgo, es una falta de responsabilidad, no hay que confundir los riesgos con la ausencia de responsabilidad en las funciones. Un riesgo debe ir encaminado a aquello que no nos permita cumplir con el objetivo de la auditoría desde su programación hasta su ejecución y cierre; si el objetivo es encontrar oportunidades de mejora o medir la eficacia y eficiencia del SGC, podemos encontrar riesgo en la competencia de los auditores, en los cambios al SG, en los cambios de dirección, etc.
Otro punto importante es ver a las auditorías internas como un proceso importante que nos ayudará a mejorar, no como un requisito a cumplir para mantener la certificación, el liderazgo de la alta dirección es fundamental en este proceso y sus resultados. Como lo dije en un inicio, si lo vemos como un simple requisito pierde sentido y objetividad.
Para que las auditorías no se tornen a tomar ciertas inclinaciones y conflictos de interés, es sano mover a los auditores para que no siempre auditen las mismas áreas, ni sus procesos obviamente y después de un tiempo considerable traer a un auditor externo para llevar a cabo esta auditoría y genere mejoras.
Finalmente, los auditores deben tener una herramienta que optimice el proceso de auditoría y los resultados a través de informes eficientes basado en la tecnología, un software que les permita mejorar el desempeño de manera profesional, es una buena forma de mejorar este proceso.
Y como recomendación especial a las organizaciones quisiera agregar que extraigan de sus auditores el máximo potencial y reconozcan su labor.
Ing. David Saavedra Zárate
Fundador y Director General
Sistemas Avanzados en Calidad.
