¿Qué es y cómo aplicar la metodología 5S en su empresa?

Imagínese un asesor del medio musical en su oficina, con discos y pilas de papel tapando su escritorio y causando una desorganización generalizada. En medio de ese caos, recibe la conexión de un contratista potencial, anota los detalles del contacto en un pedazo de papel y aguarda la llegada de su asesor.

¿Alguna duda de que el papel se perderá en ese contexto? ¡Pues es, dicho y hecho! Cuando más precisa, el asesor, desesperado, busca la anotación con los datos y no encontrándola, observa un ventajoso negocio ir por agua abajo.

Una técnica oriunda de Japón, sin embargo, puede cambiar escenarios caóticos como ese de manera simple y hacer el ambiente de trabajo de cualquier empresa más organizada y productiva. La metodología 5S se basa en «cinco sentidos»: de uso, de organizacion, de limpieza, de normalización y de disciplina.

A continuación, explicaremos mejor cómo funciona este método y cómo se puede implementar en una compañía. Compruebe!

¿Para qué sirve la metodología 5S?

Demos ese ejemplo en la introducción ya para desmontar uno de los primeros mitos relacionados con el 5S, que afirma que esa es una metodología a ser aplicada sólo en industrias, en el piso de fábrica.

De hecho, el origen del método es incluso industrial. Pero hoy, su dinámica salió de ese medio y pasó a ser implantada en empresas de todos los segmentos y portes, en distintos ambientes de trabajo e incluso en la vida personal de los colaboradores.

Así como el momento actual de varios países, la metodología 5S también nació en un escenario de crisis económica. Esto ocurrió a principios de los años 50, luego del final de la Segunda Guerra Mundial.

En ese momento, el devastado Japón necesitaba reestructurar su economía rápidamente y traer competitividad a sus productos, que comenzaban a entrar en el mercado internacional.

Su objetivo era asegurar la calidad de los procesos y transformar el país en una potencia económica. ¡Y funcionó! Gracias a esto, hoy el método se adopta en organizaciones de todo el mundo, como un modelo de gestión de la calidad.

En la práctica, la metodología 5S es más que una herramienta de gestión: se trata de una filosofía. Su aplicación consiste en comprometer colaboradores y ayudarles a desarrollar habilidades, como disciplina y organización, que garantizarán mucha más calidad y seguridad en el trabajo, además de mejorar el clima organizacional.

¿Qué significa cada S?

El método se basa en la aplicación de 5 principios, representados por las palabras japonesas Seiri (o «sentido de utilización»), Seiton («sentido de organización»), Seiso («sentido de limpieza»), Seiketsu («sentido de normalización»), y Shitsuke («sentido de disciplina»).

Cada uno de estos términos revela un precepto a ser aplicado en el día a día de la compañía, entonces hay que entender lo que, exactamente, significan:

Seiri

Comencemos por el Seiri (sentido de utilización). Este primer S se refiere al uso más eficiente de recursos y materiales. En las empresas, esto requiere una reflexión sobre lo que realmente es necesario.

Con esta evaluación, es posible hacer un levantamiento de todos los documentos, equipos, herramientas y stock de la empresa, separando y descartando aquello que ya no sirve más y puede, eventualmente, quedarse entubando el espacio.

Esto sirve para optimizar determinados ambientes físicos, evitar el desperdicio, reducir costos y facilitar la limpieza o el mantenimiento de estos materiales.

Seiton

Con el Seiton (sentido de organización), llega la hora de colocar todo en su debido lugar. Piense bien en cómo no es nada raro ver por ahí mesas desorganizadas, salas que parecen haber sido reviradas por un huracán y existencias donde nadie encuentra nada, ¿no es así?

La organización es crucial para el éxito de cualquier trabajo, por lo que en ese momento, una detallada clasificación de los objetos es muy útil. En la práctica, el segundo «S» facilita la localización de cualquier objetivo, archivo o material en la compañía y trae un enorme ahorro de tiempo.

Seiso

Entonces saltamos al Seiso. En el tercer S, se crea la conciencia de que la limpieza es responsabilidad de todos – y no sólo del encargado de la limpieza. Así, cada colaborador es responsable de mantener la higiene de sus ítems de trabajo, velando también por la buena utilización y el mantenimiento de los espacios comunes.

Este S también se refiere a la apariencia personal, afirmando que la persona debe presentarse adecuadamente. La posibilidad de accidentes es reducida, los equipos se vuelven más conservados y las relaciones interpersonales acaban mejorando.

Seiketsu

Usted debe haber percibido que los 3 primeros principios tienen el propósito de promover una verdadera limpieza en la empresa, cambiando la percepción de la organización junto a sus diversos públicos, tanto externos como internos.

Llegamos, entonces, al Seiketsu, que nos trae el concepto de normalización, de hacer cotidiano y sistematizar los nuevos valores y patrones impuestos por Seiri, Seiton y Seiso. Es aquí donde ocurre el establecimiento de rutinas y normas que mantendrán el nuevo modelo.

Con ese sentido, es posible dejar a mano todo lo que es de uso diario y en lugares más reservados lo que sólo es pedido en determinados momentos; crear un sentido de vigilancia de todos los colaboradores con la limpieza; fijar patrones que mantengan la organización – como el uso de etiquetas, paneles de control y estanterías, por ejemplo – y así sucesivamente.

Shitsuke

La idea del sentido de disciplina es hacer del cumplimiento de las etapas anteriores un nuevo hábito – o mejor: un estilo de vida. Permite un monitoreo eficaz de los 5 sentidos, trayendo impactos positivos para la gestión, seguridad en el trabajo y calidad.

Para ello, las empresas no pueden simplemente exigir cambios de los empleados. También es importante invertir en capacitación continua y estimular los nuevos valores, para que ellos pasen a formar parte de la cultura organizacional.

Otra actitud fundamental, en ese momento, es establecer evaluaciones periódicas, para monitorear constantemente si la metodología 5S continúa siendo aplicada y qué puntos deben ser perfeccionados a lo largo del tiempo.

¿Cuáles son los beneficios ofrecidos?

Ahora que ya entiende cómo funciona la metodología 5S, debe preguntarse qué ventajas puede traer a su compañía.

La aplicación de este método, por su propia naturaleza, permite que los procesos se vuelvan más organizados y sistematizados con el paso del tiempo, facilitando las operaciones, reduciendo pérdidas de material y optimizando el tiempo empleado en las tareas.

Y por supuesto, la mayor organización y el mejor aprovechamiento del tiempo tienen un impacto positivo sobre la productividad del equipo, con la seguridad en el lugar de trabajo, así como mayores posibilidades de que los procesos se adecuen mejor a los estándares de calidad.

Otros beneficios se ven en el aumento de la previsibilidad de las operaciones, en la facilidad de gestión de crisis y en la distribución de demandas y responsabilidades, lo que, por consiguiente, aumenta la confianza en la relación entre líderes y colaboradores.

¿Cómo aplicarla?

Finalmente llegamos a la etapa más importante de este artículo. Para obtener un resultado eficaz con la implementación de la metodología 5S, no basta con pedir que los empleados mantengan la mesa y el stock arreglados. Ella va mucho más allá.

De la forma en que se presentan, los 5 sentidos ya vienen prácticamente con el guión de aplicación listo, ya que cada uno de los conceptos remite a una fase de implantación del proyecto. Pero eso no significa que el trabajo acaba en el momento de su aplicación, ok?

Esto es porque, como dijimos al principio, más que una herramienta de gestión, se trata de una filosofía, un modelo de excelencia a ser anhelado por el negocio. Por esta razón, después de aprender su funcionamiento, las empresas necesitan seguir determinadas estrategias de implementación, de acuerdo con la realidad de cada una, o nada tendrá sentido.

Para posibilitar la aplicación adecuada de la metodología 5S en su compañía, preparamos un pequeño paso a paso. Salida:

Creer en el potencial del 5S

Antes de introducir la metodología 5S al equipo, usted, como gestor, necesita entender y creer en el poder de cambio que ella posee.

Para ello, estudie a fondo casos de éxito de este método en otras empresas y cree una presentación motivadora para el equipo sobre los efectos positivos que su implementación tendrá en el aumento de la productividad y en la búsqueda de resultados.

Crear una comisión de control

Seleccione algunos empleados para la comisión de implantación de la metodología 5S, ofreciendo capacitación y mostrando a ellos la importancia del nuevo sistema para la conducción de los negocios.

Estos colaboradores serán responsables por el control de calidad y por auxiliar al resto del equipo en la mejora continua de las estrategias utilizadas en cada uno de los 5S.

Antes de elegir a estos profesionales, tenga en cuenta que ellos serán los multiplicadores de sus ideas y, por eso, también necesitan creer en ellas y tener disposición para ponerlas en práctica.

Evaluar, junto con la comisión, los puntos críticos de la empresa

La primera tarea de la comisión debe ser enumerar los principales problemas de la compañía, siempre con base en los preceptos de la metodología 5S. Hagan un análisis crítico del día a día del negocio y descubra qué puntos necesitan más atención.

Esta asociación es importante, ya que no siempre el gestor, solo, tiene una visión amplia de los problemas del equipo y de los puntos a ser mejorados.

Muchas veces, por ejemplo, la falta de organización no es causada por los colaboradores, sino por la falta de equipamientos adecuados o por el exceso de objetos en el espacio de trabajo. Este problema puede resolverse fácilmente con Seiri, el sentido de uso.

Comience a implementar los sentidos

En esa fase, finalmente, los sentidos son efectivamente implantados, uno a uno, en el orden en que fueron presentados. Se percibe que, naturalmente, un sentido lleva al prójimo, siguiendo un guión cohesivo que consiste en evaluar y organizar lo que es útil, limpiar y eliminar los excesos, normalizar la práctica y disciplinarse.

Todos los empleados deben estar involucrados – no sólo la comisión de implantación. El secreto es tener siempre en mente que los 5S forman una filosofía, y no una simple herramienta de gestión. Entonces, aproveche el momento y revolucione la cultura de la empresa!

Adopte sistemas de evaluación

Después de la implantación de todos los “sentidos”, es importante prever evaluaciones periódicas para acompañar si cada uno de los 5S continúa siendo aplicado.

Establezca un mecanismo de monitoreo que permita que el empleado reflexione sobre sus hábitos y se autodisciplina para mantener la nueva cultura y el nuevo patrón siempre presentes en el día a día, sin que usted necesita actuar como un «fiscal».

La metodología 5S, si se comprende por toda la organización, puede ser una oportunidad de adoptar un estilo de trabajo (y de vida) mucho más productivo y organizado. Y la implementación de estos comportamientos puede ayudar a su empresa a avanzar varios pasos hacia la calidad total.

Después de leer nuestro artículo fue más fácil apuntar en qué aspectos su compañía puede mejorar con la ayuda de ese método? ¿Hay alguna duda? ¡Deja aquí tu comentario y participa en la conversación!