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5 erros que anulam a eficiência de qualquer software de SGQ
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Eu tenho uma grande dificuldade de visualizar a redução dos procedimentos documentados, pois entendo que estando o processo devidamente escrito e formalizado será mais fácil de repassar e verificar a execução correta, assim como treinar e orientar a equipe sobre como devem ser realiadas as tarefas. Denfendo muito a tese de haver procedimentos para auxiliar por exemplo nas ocasiões onde a pessoa que está habituada a realizar a tarefa precise se ausentar e outra pessoa assuma seu trabalho, provisoriamente ou por tempo indeterminado. Quando vejo a menção de que ter muitos procedimentos não é positivo eu não consigo visualizar a gestão sem eles, no meu entendimento quanto mais documentado o sistema melhor ele é. Não estou dizendo para se documentar tudo, mas sim os processos mais relevantes.
Uma instrução documentada, a meu ver, é, sempre, um marco referencial sobre os parâmetros de execução de um processo. Ainda, a meu ver, entendo que processo é o modo de execução de qualquer coisa – portanto tudo e qualquer coisa é um processo que envolve parâmetros de execução. Inclusive escrever este texto.
Se os Sistemas de Gestão da Qualidade buscam o controle dos resultados – sabidamente o controle dos processos – Posso entender que transformar processos em documentos é um modo eficaz de garantir a padronização do «Modus Operandus» e, por consequência, dos resultados de cada processo; inclusive das interações entre eles. De outra forma, prevale o modo pessoal de cada um, favorecendo as Não-conformidades.
Claro que a documentação deve ser a mais enxuta possível – no texto e na quantidade.