4 formas de controlar documentos da qualidade (atendendo à ISO 9001:2015)

Por Felipe Setlik
Qualyteam China

 

Veja como a gestão de documentos pautada na ISO 9001:2015 pode deixar seus processos mais padronizados e eficientes.

Toda organização recebe e produz diariamente diversos tipos de informações. E por conta disso, uma gestão de documentos eficaz não pode ser ignorada. Ter este processo padronizado e organizado permite localizar informações atualizadas de forma mais rápida e ser um grande alicerce para as tomadas de decisões.

Mas o contrário pode acarretar em vários problemas. Ignorar a gestão documental resulta em aumento de custos, burocracias, perda de informações importantes, ou até mesmo se pautar no dia a dia por dados obsoletos. E que segurança isso traz para o negócio?

A norma ISO 9001: 2015, em seu requisito 7.5.3.2 sobre controle de informação documentada, afirma que:

“A organização deve abordar as seguintes atividades, como aplicável:
a) distribuição, acesso, recuperação e uso;
b) armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
c) controle de alterações (por exemplo, controle de versão);
d) retenção e disposição.”

Entrevistamos diferentes consultores, auditores, empresas que já se certificaram, além de analisar documentos auxiliares da própria ISO e elencamos 4 formas mais comuns de controlar informação documentada da qualidade. Se você já busca fazer a gestão documental da sua organização, atendendo aos requisitos da norma,talvez algumas delas seja útil em sua empresa. São elas:

1) Criar um Procedimento Operacional (PO)

A mais básica, tradicional e menos controversa forma de demonstrar que você atende ao requisito 7.5.3.2 da norma é fazer um único PO que descreve como os documentos do SGQ são controlados. Alguns especialistas defendem que cada termo descrito no requisito deve ser individualmente considerado:

  • Distribuição
  • Acesso
  • Recuperação
  • Uso

  • Armazenamento

  • Preservação

  • Controle de Alterações

  • Retenção

  • Disposição

Outros profissionais preferem uma abordagem mais leve, agrupando em itens macro, por exemplo:

  • Criação
  • Uso
  • Descarte

Para reduzir as chances de você ter problemas com a auditoria, trazemos um modelo de PO que compreende todos os termos. Também segue um modelo já preenchido, para quem controla os documentos com o software da Qualyteam.

2) Descrever em cada documento

Há empresas que preferem manter essas informações descritas dentro de cada documento, como parte do rodapé ou uma sessão do documento só para isso. Dessa forma, as informações estarão acessíveis para qualquer pessoa que tenha o documento em mãos, mesmo impresso. Clique no link abaixo e veja o exemplo:

3) Utilizar um software para gestão da qualidade, com campos de controle

Alguns softwares são passíveis de adaptação por parte do cliente, para atender suas próprias demandas. É o caso do software da Qualyteam. No DOC, módulo para gestão de documentos, é possível criar campos que serão preenchidos sempre que um documento for criado. Isto serve para documentos internos, externos ou registros.

Adicionar campos personalizados é simples. Dentro do DOC, acesse:

Configurações, na barra superior;
– Depois clique em Campo personalizado;
Novo campo personalizado.

Você pode criar estes campos personalizados para atender à norma:

  • Distribuição
  • Acesso
  • Recuperação
  • Uso
  • Armazenamento
  • Preservação
  • Controle de Alterações
  • Retenção
  • Disposição

Depois de criados, eles serão exibidos sempre que um novo documento for criado (interno, externo ou registro). Em auditoria, eles poderão ser consultados no detalhe de cada documento:

 


OS DESAFIOS E VERDADES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS


 

4) Software como evidência

Esta é a forma mais prática de atender à ISO 9001:2015, no requisito 7.5.3.2, mas ao mesmo tempo polêmica. A norma não exige que você documente a forma de controle da informação documentada, mas alguns consultores e auditores podem torcer o nariz por isso. Se você usa uma solução automatizada como a da Qualyteam que possui o módulo DOC, a forma de controle está implícita no próprio software.

E como eu evidencio o atendimento a este requisito da norma?

Em auditoria, você pode mostrar o software onde controla a informação documentada e as formas de usá-lo. Segue uma lista de cada requisito do 7.5.3.2 e como ele é atendido pelo DOC:

  • Distribuição: disposto na tela de Consulta do DOC e enviado por e-mail para os responsáveis.
  • Acesso: acesso ao DOC controlado por senha. Cada documento dentro do DOC tem seu acesso controlado pelos campos de Permissão, na tela de Cadastro.
  • Recuperação: no DOC, pela tela de Consulta, utilizando os filtros disponíveis.

  • Uso: Pelos colaboradores marcados no campo de Permissão em cada documento.

  • Armazenamento: no DOC, que é hospedado em servidores próprios do software.

  • Preservação: backups diários realizados pelo software, conforme contrato.

  • Controle de Alterações: cada revisão exige justificativa e recebe incremento no código de revisão.

  • Retenção: Até ser substituído, inativado ou excluído do DOC.

  • Disposição: Ao ser excluído no DOC, o arquivo digital é apagado.

Conclusão

Seja pequeno, médio ou grande porte, uma empresa que não investe em uma gestão de documentos pode ter grandes prejuízos a longo prazo. As formas de controle de informações documentadas com base na ISO 9001:2015 auxiliam nas boas práticas da gestão da qualidade, mantendo os processos padronizados e baseados em melhoria contínua.

Soluções automatizadas podem fazer toda a diferença. Faça o teste grátis ou entre em contato com nossos especialistas para entender como o Módulo DOC pode transformar a gestão de documentos e trazer resultados ainda mais consistentes para sua organização.

Tem outra sugestão para controle de documentos baseado na norma? Você também pode compartilhar conosco nos comentários abaixo.

 

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