Software de Gestão: Custo ou investimento?

Nos últimos tempos muito tem-se falado sobre a Industria 4.0, inovações industriais, necessidade de melhorias nos resultados, redução de custos e outros comentários adicionais sobre as tendências para as empresas para os próximos anos.

As empresas em geral investem em websites com belo design, investimentos em mídias sociais e marketing com o objetivo de atrair novos clientes e tudo isso com certeza é muito importante e vital para ajudar na sobrevivência das empresas, mas é apenas um dos fatores necessários.

Muito se fala também na redução de custos, cortando pessoas, controlando quantidade de impressões, reduzindo despesas de viagens (as vezes com longos deslocamentos de carro com horários noturnos para poupar nas passagens aéreas ou hospedagem em hotéis de baixo custo e qualidade para os colaboradores) e outros cortes mais, mas em poucas empresas se vê a preocupação pela redução dos desperdícios ou da falta de produtividade, quer seja em atividades industriais ou administrativas.

Como parte das atividades administrativas que causa perda de tempo e uso de mão de obra por vezes desnecessária, está a manutenção do Sistema de Gestão de forma “manual”, como por exemplo para as atividades:

Controle de documentos: a velha lista mestra de documentos em word, assinaturas nas aprovações dos procedimentos, carimbo de cópia controlada na cor vermelha, lista e protocolos de distribuição de documentos impressos, etc.;

Gestão de indicadores: planilhas em excell, onde cada “gestor” por vezes tem um modelo diferente, calcula e analisa de forma diferente e guarda pra si o resultado sem fazer adequada gestão á vista;

Planos de ações: modelos de RNC / 8D com preenchimentos manuais, necessitando redação e distribuição por e-mail, planilhas de controle de emissão dos RNCs / 8Ds para tentar controlar prazos para análise de causa, ações corretivas e avaliação da eficácia, além da situação de que cada um na empresa tem uma versão diferente do mesmo relatório.

Estes são alguns dos exemplos das dificuldades de manter um Sistema de Gestão funcionando na sua base administrativa, necessitando de alguns assistentes, analistas ou até estagiários para estas atividades que agregam trabalho e nenhum valor para a empresa, enquanto que estes profissionais poderiam estar se preocupando em fazer mais auditorias internas, auditorias de processo, programas de melhorias ou treinamentos internos aos colaboradores.

Mas porque a Direção de algumas empresas não investe num software de gestão para facilitar, automatizar e dinamizar as atividades do Sistema de Gestão? No meu entendimento, os principais fatores são:

• não existe um ganho direto e mensurável, principalmente pela falta de visão dos gestores em mensurar o tempo gasto nas atividades manuais e falta de mensurar um programa de melhorias efetivo;

• pensamento por vezes ainda retrógrado de que “dá pra fazer assim mesmo”, pois é mais barato pagar um salário de uma assistente do que investir num software “só pra mostrar pro auditor”;

• alguns modelos de software tornam o processo mais burocrático, não são muito amigáveis e fazem os usuários resistirem a mudança e preferir as velhas planilhas Excel;

• falta de conhecimento em Sistemas de Gestão por parte de alguns dos desenvolvedores do software faz com que ele não seja totalmente útil e operacional.

Já se foi o tempo em que investir em software para o sistema de gestão era muito dispendioso, existem várias opções de bons softwares a investimentos bem razoáveis e de fácil operação.

Quais os ganhos que se poderiam obter implementando um software de gestão?

• contratação de pessoal, por exemplo, devido a automatizar os processos e assim reduzir o capital humano significativamente;

• diminuição de erros, podendo oferecer uma eficácia e eficiência muito superior nas tarefas operacionais até com vários “poka yokes”;

• informações atualizadas e disponibilizadas a todas as pessoas em tempo real, podendo facilitar as análises dos resultados e definição de ações de melhoria.

Isso tudo sem falar na parte legal, desde a parte de competências de pessoal, CIPA, financeiro e fiscal e por aí vai!

Não tenho nenhuma dúvida de que um software de gestão é realmente um grande e proveitoso investimento para qualquer organização, desde que seja adequado ao seu tamanho e natureza.

Um fator primordial para que dê bons resultados é que as pessoas queiram utilizá-lo, desde a Alta Direção até o nível operacional, pois não há hardware e software bons o suficiente se os humanwares não quiserem utilizá-los!

 

Autor:

José Martins dos Santos Neto
Consultor e Diretor da JMA Consultoria Empresarial
Guaíba, Rio Grande do Sul, Brasil

 

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