O que é e como aplicar a metodologia 5S na sua empresa?

Imagine um assessor do meio musical no seu escritório, com discos e pilhas de papel entulhando sua mesa e causando uma desorganização generalizada. Em meio a esse caos, ele recebe a ligação de um contratante em potencial, anota os detalhes do contato em um pedaço de papel e aguarda a chegada do seu assessorado.

Alguma dúvida de que o papelzinho se perderá nesse contexto? Pois é, dito e feito! Quando mais precisa, o assessor, desesperado, procura pela anotação com os dados e, não a encontrando, observa um vantajoso negócio ir por água abaixo.

Uma técnica oriunda do Japão, porém, pode mudar cenários caóticos como esse de maneira simples e tornar o ambiente de trabalho de qualquer empresa mais organizado e produtivo. A metodologia 5S é baseada em “cinco sensos”: de utilização, de organização, de limpeza, de normalização e de disciplina.

A seguir, explicaremos melhor como funciona esse método e como ele pode ser implementado em uma companhia. Confira!

Para que serve a metodologia 5S?

Demos esse exemplo na introdução já para desmontar um dos primeiros mitos relacionados ao 5S, que afirma que essa é uma metodologia a ser aplicada apenas em indústrias, no chão de fábrica.

De fato, a origem do método é mesmo industrial. Mas, hoje, a sua dinâmica saiu desse meio e passou a ser implantada em empresas de todos os segmentos e portes, em distintos ambientes de trabalho e, até mesmo, na vida pessoal dos colaboradores.

Assim como o momento atual do Brasil, a metodologia 5S também nasceu em um cenário de crise econômica. Isso ocorreu no início dos anos 50, logo após o fim da Segunda Guerra Mundial.

Nesse momento, o devastado Japão precisava reestruturar a sua economia rapidamente e trazer competitividade aos seus produtos, que começavam a entrar no mercado internacional.

Seu objetivo era assegurar a qualidade dos processos e transformar o país em uma potência econômica. E deu certo! Graças a isso, hoje o método é adotado em organizações do mundo inteiro, como um modelo de gestão da qualidade.

Na prática, a metodologia 5S é mais do que uma ferramenta de gestão: trata-se de uma filosofia. Sua aplicação consiste em engajar colaboradores e ajudá-los a desenvolver habilidades, como disciplina e organização, que garantirão muito mais qualidade e segurança no trabalho, além de melhorar o clima organizacional.

O que significa cada S?

O método é baseado na aplicação de 5 princípios, representados pelas palavras japonesas Seiri (ou “senso de utilização”), Seiton (“senso de organização”), Seiso (“senso de limpeza”), Seiketsu (“senso de normalização”) e Shitsuke (“senso de disciplina”).

Cada um desses termos revela um preceito a ser aplicado no dia a dia da companhia, então é preciso entender o que, exatamente, significam:

Seiri

Comecemos pelo Seiri (senso de utilização). Esse primeiro S refere-se ao uso mais eficiente de recursos e materiais. Nas empresas, isso exige uma reflexão sobre o que é realmente necessário.

Com essa avaliação, é possível fazer um levantamento de todos os documentos, equipamentos, ferramentas e estoque da empresa, separando e descartando aquilo que já não serve mais e pode, eventualmente, ficar entulhando o espaço.

Isso serve para otimizar determinados ambientes físicos, evitar o desperdício, reduzir custos e facilitar a limpeza ou manutenção desses materiais.

Seiton

Com o Seiton (senso de organização), chega a hora de colocar tudo no seu devido lugar. Pense bem em como não é nada raro vermos por aí mesas desorganizadas, salas que parecem ter sido reviradas por um furacão e estoques onde ninguém encontra nada, não é mesmo?

A organização é crucial para o sucesso de qualquer empreitada, portanto, nesse momento, uma detalhada classificação dos objetos é bastante útil. Na prática, o segundo “S” facilita a localização de qualquer objetivo, arquivo ou material na companhia e traz uma enorme economia de tempo.

Seiso

Aí pulamos para o Seiso. No terceiro S, é criada a consciência de que a limpeza é responsabilidade de todos — e não apenas do encarregado pela faxina. Assim, cada colaborador é responsável por manter a higiene dos seus itens de trabalho, zelando também pela boa utilização e manutenção dos espaços comuns.

Esse S também diz respeito à aparência pessoal, afirmando que a pessoa deve se apresentar adequadamente. A possibilidade de acidentes é reduzida, os equipamentos tornam-se mais conservados e os relacionamentos interpessoais acabam melhorando.

Seiketsu

Você deve ter percebido que os 3 primeiros princípios têm o intuito de promover uma verdadeira faxina na empresa, mudando a percepção da organização junto a seus diversos públicos, tanto externos como internos.

Chegamos, então, ao Seiketsu, que nos traz o conceito de normalização, de tornar cotidiano e sistematizar os novos valores e padrões impostos por Seiri, Seiton e Seiso. É aqui que acontece o estabelecimento de rotinas e normas que manterão o novo modelo.

Com esse senso, é possível deixar à mão tudo o que é de uso diário e em locais mais reservados o que só é requisitado em determinados momentos; criar um senso de vigilância de todos os colaboradores com a limpeza; fixar padrões que mantenham a organização — como o uso de etiquetas, painéis de controle e estantes, por exemplo — e assim por diante.

Shitsuke

A ideia do senso de disciplina é fazer do cumprimento das etapas anteriores um novo hábito — ou melhor: um estilo de vida. Ele permite um monitoramento eficaz dos 5 sensos, trazendo impactos positivos para a gestão, segurança no trabalho e qualidade.

Para tanto, as empresas não podem simplesmente exigir mudanças dos funcionários. Também é importante investir em capacitação contínua e estimular os novos valores, para que eles passem a fazer parte da cultura organizacional.

Outra atitude fundamental, nesse momento, é estabelecer avaliações periódicas, de forma a monitorar constantemente se a metodologia 5S continua a ser aplicada e quais pontos devem ser aperfeiçoados ao longo do tempo.

Quais são os benefícios oferecidos?

Agora que você já entendeu como funciona a metodologia 5S, deve estar se perguntando quais vantagens ela pode trazer para a sua companhia.

A aplicação desse método, por sua própria natureza, permite que os processos se tornem mais organizados e sistematizados com o passar do tempo, facilitando as operações, reduzindo perdas de material e otimizando o tempo empregado nas tarefas.

E é claro que a maior organização e o melhor aproveitamento do tempo têm um impacto positivo sobre a produtividade da equipe, com a segurança no local de trabalho, assim como maiores chances de os processos se adequarem melhor aos padrões de qualidade.

Outros benefícios são vistos no aumento da previsibilidade das operações, na facilidade do gerenciamento de crises e na distribuição de demandas e responsabilidades — o que, por consequência, aumenta a confiança na relação entre líderes e colaboradores.

Como aplicá-la?

Finalmente chegamos à etapa mais importante deste artigo. Para obter um resultado eficaz com a implementação da metodologia 5S, não basta pedir que os funcionários mantenham a mesa e o estoque arrumados. Ela vai muito além.

Da forma como são apresentados, os 5 sensos já vêm praticamente com o roteiro de aplicação pronto, uma vez que cada um dos conceitos remete a uma fase de implantação do projeto. Mas isso não significa que o trabalho acaba no momento de sua aplicação, ok?

Isso porque, como dissemos lá no início, mais do que uma ferramenta de gestão, trata-se de uma filosofia, um modelo de excelência a ser almejado pelo negócio. Por essa razão, depois de aprender seu funcionamento, as empresas precisam seguir determinadas estratégias de implementação, de acordo com a realidade de cada uma, ou nada fará sentido.

Para possibilitar a aplicação adequada da metodologia 5S na sua companhia, preparamos um pequeno passo a passo. Confira:

Acredite no potencial do 5S

Antes de introduzir a metodologia 5S ao time, você, como gestor, precisa entender e acreditar no poder de mudança que ela possui.

Para isso, estude a fundo cases de sucesso desse método em outras empresas e crie uma apresentação motivadora para a equipe sobre os efeitos positivos que a sua implementação terá no aumento da produtividade e na busca por resultados.

Crie uma comissão de controle

Selecione alguns funcionários para a comissão de implantação da metodologia 5S, oferecendo capacitação e mostrando a eles a importância do novo sistema para a condução dos negócios.

Esses colaboradores serão responsáveis pelo controle de qualidade e por auxiliar o restante da equipe na melhoria contínua das estratégias utilizadas em cada um dos 5S.

Antes de escolher esses profissionais, leve em consideração que eles serão os multiplicadores das suas ideias e, por isso, também precisam acreditar nelas e ter disposição para colocá-las em prática.

Avalie, junto com a comissão, os pontos críticos da empresa

A primeira tarefa da comissão deve ser listar os principais problemas da companhia, sempre com base nos preceitos da metodologia 5S. Façam uma análise crítica do dia a dia do negócio e descubram quais pontos precisam de mais atenção.

Essa parceria é importante, já que nem sempre o gestor, sozinho, tem uma visão ampla dos problemas da equipe e dos pontos a serem melhorados.

Muitas vezes, por exemplo, a falta de organização não é causada pelos colaboradores, mas pela falta de equipamentos adequados ou pelo excesso de objetos no espaço de trabalho. Esse problema pode ser facilmente resolvido com o Seiri, o senso de utilização.

Comece a implementar os sensos

Nessa fase, finalmente, os sensos são efetivamente implantados, um a um, na ordem em que foram apresentados. Perceba que, naturalmente, um senso leva ao próximo, seguindo um roteiro coeso que consiste em avaliar e organizar o que é útil, limpar e remover os excessos, normalizar a prática e se disciplinar.

Todos os funcionários precisam estar envolvidos — não mais somente a comissão de implantação. O segredo é ter sempre em mente que os 5S formam uma filosofia, e não uma simples ferramenta de gestão. Então, aproveite o momento e revolucione a cultura da empresa!

Adote sistemas de avaliação

Após a implantação de todos os sensos, é importante prever avaliações periódicas para acompanhar se cada um dos 5S continua a ser aplicado.

Estabeleça um mecanismo de monitoramento que permita que o funcionário reflita sobre seus hábitos e se autodiscipline, de forma a manter a nova cultura e o novo padrão sempre presentes no dia a dia, sem que você precise atuar como um “fiscal”.

A metodologia 5S, se compreendida por toda a organização, pode ser uma oportunidade de adotar um estilo de trabalho (e de vida) muito mais produtivo e organizado. E a implementação desses comportamentos pode ajudar sua empresa a avançar vários passos em direção à qualidade total.

Depois de ler nosso artigo ficou mais fácil apontar em quais aspectos sua companhia pode melhorar com a ajuda desse método? Resta alguma dúvida? Deixe aqui seu comentário e participe da conversa!

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