Você entende o que é uma não conformidade?

A gestão da qualidade e a gestão integrada já fazem parte da realidade de inúmeras empresas. Depois de diversos processos de auditoria, no entanto, boa parte das organizações não sabe como reagir às não conformidades apontadas em relatórios e reuniões. Criar processos eficientes que consigam representar um real ganho na performance da companhia é uma segunda etapa do trabalho de uma auditoria, mas que muitas empresas acabam não executando da melhor maneira.

Mais do que identificar as causas, é preciso direcionar responsáveis para a elaboração de um plano de ação, definindo prazos e metas para que haja uma efetiva solução às não conformidades.

Montar esse plano de ação requer estratégia e sabedoria, afinal, o processo de ajustes deve ser feito de modo a não interferir na satisfação do cliente nem no andamento regular da empresa.

Para saber mais sobre o que é não conformidade e como lidar com ela dentro da sua empresa, continue a leitura deste post!

O que é não conformidade

De maneira geral, uma não conformidade pode ser definida como qualquer fato que se apresente em desacordo com aquilo o que era esperado.

Na prática, isso pode ser compreendido como a entrega de um produto defeituoso, uma entrega atrasada, serviços prestados de forma errada, entre outros.

As não conformidades não representam algo necessariamente negativo dentro da realidade de uma empresa. Pelo contrário, elas acabam gerando aprendizados e direcionando para a melhoria dos processos.

Assim como é humano aprender com os próprios erros, nas empresas esse procedimento se dá da mesma maneira. As não conformidades, portanto, são o principal agente de uma melhoria contínua e não devem ser simplesmente identificadas e desprezadas.

Como lidar com as não conformidades

Existem diversas ferramentas para lidar com as não conformidades. Uma das mais comuns é denominada GUT, que considerada a gravidade, urgência e tendência de cada problema analisado.

No quesito gravidade, o gestor avalia qual é o impacto de uma não conformidade na empresa. Já na urgência é avaliado qual é o tempo em que essa não conformidade deve ser resolvida. E, por fim, no que se refere ao quesito tendência, o gestor deve analisar qual é a possibilidade daquela não conformidade crescer enquanto um problema para a empresa.

Cada um dos quesitos é avaliado de 1 a 5, sendo 1 de menor gravidade e 5 de maior gravidade.

Essa ferramenta é bastante útil pois dá um ponto de partida ao gestor, que sabe quais são as não conformidades que precisam de tratamento mais rápido, enquanto outras podem ser resolvidas mais para frente.

Como corrigir uma não conformidade

Um dos grandes erros cometidos pela maioria das empresas ao identificar uma não conformidade é simplesmente eliminá-la. Contudo, esse tipo de ação acaba não solucionando o problema, especialmente quando existem falhas internas dos próprios processos.

É preciso saber classificar as não conformidades naquelas que demandam ações corretivas ou ações de eliminação. No primeiro caso, é preciso saber qual é o tratamento adequado à não conformidade para que não ela volte a aparecer. Já no segundo caso, a não conformidade precisa ser eliminada do processo.

Cada processo e cada avaliação demanda um olhar experiente de quem lida com os processos da empresa. Por isso, ao fazer essa triagem o gestor deve estar atento em separar exatamente o que pode ser corrigido do que deve ser eliminado.

Adequar processos não é uma tarefa simples e requer disposição de todos os envolvidos. Por isso, o processo de correção requer uma dose de motivação extra para todos aqueles que fizerem parte das ações pós-auditoria.

Conseguiu entender o que é não conformidade? Este post foi útil para a sua atuação como gestor? Então que tal compartilhar este conteúdo nas redes sociais?

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