Como um software pode ajudar na gestão de tarefas e prioridades?

Não é surpresa para ninguém que a variável tempo é extremamente importante para o sucesso de um projeto. Um empreendimento que não é concluído no prazo é sinônimo de prejuízo. Por essa razão, desenvolver estratégias para otimizar o tempo e assegurar a pontualidade das entregas é essencial.

Todavia, não bastam boas intenções: é essencial uma gestão de tarefas eficiente, e um software é a ferramenta ideal para auxiliar nesse sentido.

Neste post, destacamos a importância de contar com uma solução tecnológica para a minimização de atrasos e uma gestão de prioridades eficiente. Acompanhe os tópicos seguintes e entenda como um software de gestão de tarefas pode ajudar o seu negócio!

Sintomas da falta de um software de gestão de tarefas

Muitas organizações sofrem com uma má gestão de tarefas sem se dar conta que é possível corrigir isso de uma forma muito simples.

A rotina é grande ofensora nesse sentido, fazendo com que a empresa enxergue que a falha está em um fator externo, seja culpando a equipe, atribuindo a falha a um evento específico ou até mesmo ao azar.

Mas não se trata disso: se a sua empresa esboça qualquer um desses sintomas, está na hora de empregar um software de gestão de tarefas.

Equipes sem sinergia

O desalinhamento entre as equipes prejudica muito o desempenho geral da empresa. Por exemplo: e se a equipe de marketing desenvolve uma campanha oferecendo um produto que ainda precisa de testes por parte do setor de operações? Ou se essa mesma publicidade menciona atributos ainda não funcionais na mercadoria que é oferecida pelo departamento comercial?

Quer dizer, sem sinergia entre as equipes, os retrabalhos e as correções são iminentes. Por outro lado, quando as tarefas são integradas, planejadas de forma conjunta, ou seja, quando há um software de gestão de tarefas em operação, o fluxo de trabalho das equipes é mais fluido e otimizado, resultando em times mais integrados, produtivos e motivados.

Falta de prioridade nas tarefas

Outro fator que prejudica muito a produtividade é a falta de ordem para atacar as demandas. Quando não existe controle, maiores são as chances dos colaboradores seguirem seus próprios instintos, deixando para depois aquilo que é, de fato, mais importante.

Uma empresa de telefonia que, ao receber chamados de áreas/clientes importantes, não atribui a devida prioridade a esses trabalhos, por exemplo, está fadada ao fracasso.

Outro exemplo: uma empresa que concebe um projeto para o qual esteja prevista uma atividade que demande a locação de um equipamento caríssimo. Caso não seja dada a devida prioridade à tarefa que envolve o uso do equipamento, o custo do empreendimento poderá ser muito maior do que o previsto.

Quer dizer, o simples fato de não usar um software de gestão de tarefas faz com que a empresa precise empregar muito mais esforços de gerenciamento, correndo o risco de arcar com graves prejuízos.

Relacionamento deficiente com o cliente

A ausência no controle de tarefas reflete diretamente na relação da empresa com o cliente. Sem controles adequados, a administração não é capaz de ter uma visão geral das demandas, bem como não é capaz de gerenciar, de forma adequada, os chamados que recebe.

Imagine receber um telefonema do cliente que solicita o status de determinadas tarefas, bem como as devidas alterações. Sem um software, esse relatório não pode ser apresentado, bem como as solicitações podem facilmente ser esquecidas, gerando transtornos e atritos futuros com cliente.

Os benefícios de um software de gestão de tarefas

Em síntese, o que pode soar como gasto no primeiro momento, na verdade, se reflete em um dos mais importantes investimentos que uma empresa pode fazer para melhorar os seus resultados.

Dentre as inúmeras vantagens, um software de gestão de tarefas contribui para:

  • Estimular uma melhor comunicação na empresa;
  • Tornar as equipes mais produtivas;
  • Aproveitar os recursos disponíveis de modo otimizado;
  • Aprimorar a comunicação com o cliente.

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