Qualidade: como implantar o programa 5s com 5w2h

 

O programa 5S trabalha com um conjunto de dicas e boas práticas, simples e objetivas, que oferecem resultados no dia a dia da empresa. Ele é formado por 5 sensos — ou 5 pensamentos — representados por 5 palavras de origem japonesa. São elas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

Com a finalidade de mostrar um caminho para a empresa atingir os preceitos do 5S (limpeza, utilização, arrumação, disciplina e higiene), no texto de hoje vamos apresentar a metodologia 5w2h.

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Conheça o programa 5S

Para quem não conhece, vamos apresentar os 5S separadamente. Confira:

SEIRI: Senso de Utilização

Aborda a utilização dos materiais com equilíbrio e bom senso. Para tanto, tudo o que é dispensável é descartado do ambiente de trabalho.

SEITON: Senso de Organização

Preza a importância de se ter todas as coisas necessárias disponíveis de maneira acessível.

SEISO: Senso de Limpeza

No espaço físico, trabalha a importância de eliminar resíduos e sujeiras. Já no relacionamento pessoal, aborda a necessidade preservar um ambiente de trabalho transparente e honesto.

SEIKETSU: Senso de Padronização e Saúde

Sua principal finalidade é manter a distinção, a separação, a disposição e a limpeza. Reunindo, assim, todas as características das etapas anteriores como padronagens.

SHITSUKE: Senso de Disciplina ou Autodisciplina

Essa etapa é executada quando as pessoas passam a fazer o que precisa ser feito, mesmo quando não há uma ordem direta ou vigilância da chefia.

O desenvolvimento dessas 5 etapas resultará em melhorias na produtividade e segurança no ambiente de trabalho. Além disso, também será perceptível a valorização das relações humanas e o cumprimento dos procedimentos — administrativos e operacionais — necessários.

Elabore um plano de ação

Os Programas da Qualidade auxiliam as empresas no processo de melhoria contínua, mas para que isso ocorra é necessário planejamento, ou seja, é preciso ter um plano de ação. É nesse ponto que entendemos o método 5w2h (ou 3h) como útil para que a empresa atinja os preceitos do programa 5S.

Como veremos a seguir, esse método ajudará a definir as ações, os prazos e as responsabilidades necessárias — uma espécie de checklist — para a implantação do 5S na empresa. A metodologia 5w2h é uma das mais reconhecidas e consagradas no mundo da gestão da qualidade.

Use o 5w2h para elaborar seu plano de ação

O termo 5w2h refere-se a 7 palavras em inglês, 5 iniciadas com a letra w e duas com a letra h. Essas palavras representam perguntas cujas respostas resultam em um plano de ação.

Os 5w

  • What (O quê?): o que precisa feito?
  • Why (Por quê?): por que estamos executando essa ideia (nesse caso, o programa 5S)?
  • Who (Quem?): quem/quais são as pessoas que executarão cada parte do plano de ação?
  • When (Quando?): em quanto tempo essa ideia se tornará algo real?
  • Where (Onde?): em qual local (setor, departamento) cada atividade e o plano de ação serão desenvolvidos?

Os 2h

  • How (Como?): como se pretende implementar a ideia?
  • How much (Quanto custa?): quais são os recursos (financeiros, operacionais, humanos, etc.) serão necessários para executar o programa 5S?

O terceiro H

A ferramenta pode ser adaptada. Por esse motivo, o material mais atualizado sobre o tema aborda a existência de um terceiro H. Esse refere-se ao termo “How measure”, ou “como será avaliado?”. Adotá-lo é uma opção, mas é importante pensar que quanto mais detalhado o plano for, melhor serão suas chances de sucesso. Além disso, a avaliação é uma forma de identificar falhas durante e depois do processo. Assim, recomendamos o uso do terceiro h.

A elaboração do plano não deve ser algo “solto”. O registro das respostas é extremamente importante. Isso porque ele se tornará um mapa e um registro histórico.

Com o passar do tempo, novos membros da equipe saberão como funciona a cultura da empresa e que cada uma das suas responsabilidades tem como objetivo atingir e manter os preceitos do programa 5S.

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