Como fazer a manutenção da certificação ISO?

Realizar a manutenção da certificação ISO 9001 é uma medida que ajuda padronizar processos dentro de uma empresa — independentemente do seu segmento — a fim de implementar um Sistema de Gestão da Qualidade.

O certificado é concedido por órgãos reconhecidos internacionalmente e utilizado em milhares de empresas ao redor do mundo, assim, o empreendimento que o possui se beneficia com a valorização da sua imagem e a possibilidade de aperfeiçoar continuamente seus processos para se manter relevante e competitivo no mercado.

Entretanto, depois de todo o empenho para conseguir a certificação e implementar suas ferramentas, a empresa corre o risco de perder seu certificado caso não se preocupe com a manutenção contínua do mesmo.

Ao longo dos três anos em que a ISO 9001 é válida, a empresa é auditada pela certificadora e pode ter seu certificado revogado caso não cumpra com algum requisito obrigatório.

Dessa forma, para tirar o máximo proveito dessa ferramenta e estar sempre preparado para as auditorias de verificação, entenda como realizar a manutenção da certificação ISO e faça com que o compromisso com a qualidade esteja em primeiro lugar na sua empresa!

Saiba como fazer a manutenção da certificação ISO

Investir na cultura da qualidade como base para todos os processos e ações na rotina da empresa é uma forma muito eficaz de fazer a manutenção da ISO.

Para obter mais sucesso nessa empreitada, aposte em avaliações periódicas e práticas para que o aperfeiçoamento dos processos na empresa seja recorrente. Confira nossas dicas:

1. Garanta o comprometimento dos colaboradores

Depois de conquistar a certificação, é importante envolver a equipe e relembrar a missão e o compromisso que a empresa deve ter com a qualidade. Converse sobre a importância e o objetivo de se manter o certificado. Faça reuniões periódicas e incentive os colaboradores a contribuir com ideias para melhorias na rotina da organização.

Durante as reuniões, investigue e analise criticamente os processos da empresa, de forma a identificar problemas e riscos em potencial.

2. Promova auditorias internas

Auditorias internas devem ser recorrentes. Certifique-se de que a equipe responsável pela auditoria seja capacitada para fazer um trabalho rigoroso e uma investigação profunda, que consiga identificar tudo que está inadequado e fora dos padrões.

É importante lembrar que a função da auditoria vai além de encontrar problemas, mas também identificar possíveis falhas que passam despercebidas, oportunidades de melhoria para os processos da empresa e inclusão de dados complementares.

Com os resultados da auditoria interna em mãos, realize uma reunião com toda a equipe, avalie os dados com atenção e compare o antes e o depois, com foco em evidências encontradas e devidamente registradas.

Em vez de perder tempo apontando culpados, monte um plano de ação objetivo envolvendo os responsáveis e acompanhe de perto todas as mudanças que foram implementadas.

Dessa forma, uma auditoria detalhada oferece tanto informações adicionais sobre o nível de conformidade da empresa em relação aos padrões de qualidade estabelecidos como também avalia as condições de todo o sistema da organização.

3. Invista em treinamento

Com a incorporação do Sistema de Gestão da Qualidade da sua empresa, novas atividades podem aparecer e, portanto, é preciso treinar seus colaboradores para que eles possam conduzir seu trabalho de acordo com os novos padrões.

Cabe ressaltar aqui que as normas da ISO são extensas, portanto é imprescindível investir em treinamentos e reciclagens constantes, além de motivar e oferecer condições para que a equipe continue estudando e domine os requisitos padrões.

Empresas que investem em treinamento, e na motivação dos seus colaboradores, conseguem garantir mais qualidade nos processos e criar uma equipe mais coesa, evitando a alta rotatividade de funcionários — problema tão recorrente no segmento da construção civil, que causa grande impacto na produtividade.

4. Esteja preparado para auditoria externa de manutenção

Quando chegar o momento da auditoria de manutenção externa, colete os resultados das últimas auditorias internas e faça uma operação “pente fino”. O intuito é que sua equipe esteja bem preparada e afiada para a auditoria, certa de que tudo está dentro do esperado e conforme os padrões, sem deixar passar nenhum item, documento ou pasta.

O representante da direção (RD) tem um papel fundamental nesse processo e deve estar envolvido em todas as etapas dos ciclos de auditoria.

5. Monitore os indicadores da qualidade

Busque formas de mensurar e monitorar a performance dos processos dentro da sua empresa, acompanhando constantemente todos os indicadores da qualidade.

Um dos princípios mais básicos da ISO é o foco na satisfação do cliente, assim, a empresa pode estudar formas de avaliar, por meio de pesquisas, por exemplo, qual a percepção que os clientes têm da empresa. Essa informação pode ser valiosa para o desenvolvimento de melhores produtos e serviços.

6. Conte com a tecnologia como aliada

Hoje, não existem motivos para uma empresa não adotar sistemas digitais que automatizem processos e facilitem a rotina dos colaboradores, aumentando a produtividade e minimizando erros.

Softwares criados para a  qualidade, desenhados conforme as especificações da ISO 9001 e outras certificações, facilitam na hora de monitorar dados e controlar variáveis, oferecendo mais segurança e precisão.

Essas plataformas digitais conseguem gerenciar documentos, indicadores, fornecedores e parceiros comerciais e até o departamento pessoal, e também são grandes aliadas para identificar e administrar indicadores, auditorias e não conformidades.

Além disso, o software permite a integração de todos os dados em um só local, simplificando o acesso e a comunicação entre os colaboradores. Assim, gestores e toda e equipe trabalham com mais agilidade, o que contribui para tomadas de decisões mais assertivas.

Dessa forma, com o auxílio de softwares, gestores conseguem monitorar e avaliar o funcionamento do Sistema de Gestão da Qualidade e buscar progresso contínuo dos processos, com foco na excelência dos serviços.

Possuir a certificação ISO coloca sua empresa em um lugar de destaque perante a concorrência. Ademais, isso mostra que seu negócio se preocupa com a qualidade dos produtos e serviços que oferece e cumpre com todas as obrigações e normas exigidas.

Por isso, cuide da manutenção da certificação ISO que sua empresa conquistou. Ela é crucial para a sobrevivência do seu negócio em um mercado altamente competitivo!

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