5 desafios para implantar uma gestão eficiente de documentos!

A gestão de documentos tem ganhado cada vez mais importância, à medida em que os processos organizacionais têm requerido maior agilidade no acesso a informações. Neste contexto, os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) contribuem expressivamente para a gestão eficiente da informação, pois viabilizam:

  • Organização e indexação de documentos;
  • Pronta recuperação de informações;
  • Maior facilidade para criação, aprovação e revisão de documentos;
  • Controle de acesso, distribuição e impressão de documentos;
  • Controle de validade de documentos;
  • Segurança de acessar sempre a versão mais atualizada de cada documento.

No entanto, existem alguns desafios a serem superados para implantar uma gestão eficiente de documentos. Acompanhe os principais no post de hoje!

1. Selecionar um software profissional

Analise as necessidades do seu negócio, pesquise as opções de softwares de GED mais compatíveis e solicite demonstrações e testes gratuitos aos fornecedores da solução. Assim, a escolha de uma ferramenta de qualidade será facilitada.

2. Compor uma equipe de gestão de documentos

Para ter bons resultados na gestão de documentos, é necessário contar com uma equipe composta por pessoas organizadas, detalhistas e comprometidas com o registro adequado dos documentos e informações. O processo de treinamento geralmente é simples e, em alguns casos, pode ser on-line.

3. Acompanhar e disseminar o conhecimento na organização

A GED é uma excelente maneira para disseminar o conhecimento na organização, porém, o desafio está em desenvolver uma cultura corporativa para que, na medida em que as pessoas forem adquirindo novos conhecimentos, façam também o compartilhamento adequado dessas informações.

Vale destacar que a gestão do conhecimento é muito importante para documentar e compartilhar as experiências e lições aprendidas e preservar a propriedade intelectual de uma organização, o que contribui para sua sustentabilidade.

4. Recuperar prontamente as informações

Ao longo de cada ano, as empresas costumam passar por diversos processos de auditoria contábil, auditoria de sistemas de gestão (ISO 9001, PBQP-H, ONA, OHSAS) e fiscalizações, que exigem a pronta recuperação de documentos e informações, para prover evidência de conformidade com normas e legislações.

Para recuperar prontamente as informações, a empresa precisa organizar, catalogar e indexar os documentos de todos os setores e, em alguns casos, digitalizá-los para reduzir o manuseio, a deterioração e a possibilidade de extravio, devendo, posteriormente, registrá-los no software de GED com objetivo de facilitar a consulta e acesso às informações.

Com o GED os custos da recuperação de informação ficam significativamente reduzidos e os custos da não recuperação de informação, tais como, multas, autuações e follow-up de auditorias, são minimizados.

5. Proteger os documentos e informações

O acervo documental precisa ser protegido para evitar acesso indevido de pessoas internas e externas e prover prova documental em processos jurídicos. Com o GED é possível limitar o acesso aos documentos e protegê-los em bases de dados seguras.

Realizar a gestão de documentos com eficiência é plenamente possível quando a empresa conta com o apoio de um bom software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e uma equipe que entende a importância da manutenção de um acervo documental organizado e de fácil acesso.

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