Quais são os impactos de custo na gestão de documentos?

O gerenciamento inadequado de documentos pode trazer sérias consequências para as empresas, como, por exemplo, perda documentos e extravios, retrabalho, multas por falta de documentação e multas por documentos vencidos.

Quando a empresa não implementa uma política de gestão que possa traçar o ciclo de vida de toda a documentação organizacional, fica difícil saber quando determinados documentos podem ser descartados ou quais devem ser guardados para fins de comprovação jurídica e fiscal.

Mas quais os impactos de custo na gestão de documentos? Confira nosso post de hoje e saiba mais!

Riscos de uma gestão inadequada de documentos

A busca por reduzir custos e aumentar a produtividade é o que todo empreendedor sonha e deseja alcançar em sua rotina diária. Porém a maturidade da gestão documental ainda é pouco adotada nas empresas, impactando diretamente nos resultados e no crescimento das organizações.

Para se ter uma ideia, segundo dados da PwC e do Radicati Group, a falta de uma correta – e completa – gestão de documentos provoca as seguintes situações:

  • Gestores perdem em média 1 mês, dos 12 meses do ano, procurando informações que foram armazenadas inadequadamente e em arquivos desorganizados;
  • Gastos de 5% a 15% do tempo dos profissionais lendo informações em documentos, mas que pode chegar até 50% do tempo de procura por tais documentos;
  • Colaboradores perdem, em média, 2 horas diárias procurando documentos perdidos e extraviados;
  • No mínimo, 2/3 das informações guardadas pelas empresas estão obsoletas e podem ser removidas ou destruídas;
  • Um documento é fotocopiado, em média, 19 vezes. Quase 40% das impressões são desnecessárias.

Despesas com multas

Quando a empresa não mantém uma gestão documental eficiente fica facilmente exposta a prejuízos com multas aplicadas pelo Fisco decorrentes da falta de documentos (ou da dificuldade em encontrá-los).

Além de todos os documentos físicos, muitas empresas não sabem gerir corretamente suas informações digitais, ocupando banco de rede e contas de e-mail desnecessariamente. Muito além de digitalizar e manter os arquivos em dispositivos eletrônicos é importante saber gerenciá-los e tirar o maior proveito da tecnologia – reduzindo custos e aumentando a produtividade.

Retrabalho

Documentos perdidos ou mesmo extraviados geram retrabalho e, consequentemente, redução da produtividade. Além disso, os funcionários perdem muito tempo com a indexação de documentos físicos, que poderiam ser facilmente processados com a automação das operações.

Adotando uma Gestão Eletrônica de Documentos é possível padronizar a organização dos arquivos, seja por data, ano ou outras especificações, eliminando a dificuldade de gestão dos documentos físicos e que, em muitos caso, leva à perda e ao extravio de importantes informações.

Ao fazer uso de ferramentas e sistemas adequados, é possível integrar todos os setores da empresa e ter num só lugar todas as informações disponíveis, sem a necessidade de procurar em pastas ou arquivos digitais isolados.

Custos com self storage

Muitas empresas produzem uma grande quantia de informações diárias, o que toma bastante espaço físico para o armazenamento. Além disso, muitas organizações são obrigadas a alugar um self storage para a alocação de toda a documentação – o que gera custos maiores com o aluguel, manutenção e funcionários.

Ao manter a gestão de documentos no formato digital a empresa pode manter todas as informações seguras e em nuvem, podendo ser acessadas de qualquer lugar e a qualquer hora, sem a ocupação excessiva de espaço e de maiores gasto

Softwares de gestão como solução

A gestão documental é uma das práticas mais importantes para evitar (ou mesmo eliminar) custos desnecessários que podem levar a sérios prejuízos.

É preciso tratar a imensa quantidade de documentos físicos e eletrônicos de forma correta. Por meio da gestão eletrônica de documentos é possível estabelecer padrões de qualidade para a digitalização e preservação das informações, não sendo mais preciso realizar qualquer tipo de tarefa manualmente.

Mas muito além de gerir toda a informação em meio físico e digital, é preciso contar com a ajuda de profissionais especializados na área, com conhecimento suficiente para traçar uma estratégia que possa integrar toda a empresa e tornar toda a documentação produzida acessível e organizada.

Escolhendo as ferramentas certas, a empresa pode racionalizar os custos com documentos, otimizando recursos e aumentando a produtividade que, consequentemente, reflete em melhores resultados.

A sua empresa já adota soluções para uma boa gestão de documentos? Compartilhe conosco sua opinião nos campos abaixo!

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