O grande erro em achar que formulários são registros

Formulário não é registro

Em uma de nossas pesquisas, questionamos diversas empresas sobre a forma como controlam registros e formulários. Um erro comum nos chamou a atenção: muitos profissionais falam sobre seus modelos de formulários como se fossem registros, o que é um erro básico.

Formulário padrão = Documento Interno (diretriz)

Formulários padrão (modelos) criados pela empresa são diretrizes ou “documentos internos”. Normalmente possuem nomes como “Modelo de Ata de Reuniões“, por exemplo. Quando este modelo sofrer alterações, passa a ter uma nova revisão, como “Modelo de Ata de Reuniões –Versão 2“.


Formulário com revisão
Este é um modelo de formulário. Ele é um documento interno e pode sofrer revisões.

Formulário preenchido = Registro

Quando o formulário é preenchido, passa a evidenciar que uma atividade ocorreu de fato. Só aí ele torna-se um registro. Um nome de registro pode ser “Ata da reunião do dia 12 de novembro de 2015“. Dificilmente serão feitas revisões em registros, mas pode ser que isso aconteça.

 

Este é um formulário preenchido. Por ter sido preenchido ele passa a ser um registro. Registros também pode ter revisões.

Este é um formulário preenchido, por isso passa a ser um registro.
Registros também podem sofrer revisões.

Também fizemos um artigo sobre a diferença entre documentos e registros.

O termo “registro” virou “informação documentada”?

Na versão 2015 das normas ISO sim. Porém as normas não exigem que sua empresa também mude os termos usados internamente. Você pode continuar chamando de registro pelo tempo que achar necessário. Saiba mais sobre os novos termos da ISO 9001:2015 para informação documentada.

Com base neste conceito, a equipe de desenvolvimento da Qualyteam optou por manter os termos “documento interno” e “registro” separados por padrão em nosso software, mesmo que cada cliente possa escolher os termos que prefira.

Quer conhecer o software? Experimente o teste grátis.

Teste grátis a ferramenta para gestão da qualidade Qualyteam

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado.