Como implantar a ISO 9001 sem pagar nada

Muitas empresas buscam a certificação ISO 9001. Esta é uma norma técnica internacional cujo objetivo é implantar regras e diretrizes na empresa visando a melhoria dos processos e da qualidade. Assim, pode-se afirmar que a ISO 9001 é um sistema de gestão da qualidade. Como resultado, a ISO 9001 permite à empresa ter mais qualidade de atendimento em seus produtos e serviços.

Mas como implantar a ISO 9001? Existe a possibilidade de a empresa adotar essas normas sem precisar pagar nada? Neste post serão sanadas diversas dúvidas comuns a respeito desse assunto e será apresentada a maneira de adotar a ISO 9001, independentemente de a empresa ter a certificação.

O que é a ISO 9001

A ISO 9001 reúne um conjunto de técnicas, a fim de padronizar procedimentos relacionados a produtos e serviços. O objetivo da ISO 9001 é melhorar a gestão da organização, sendo que as normas implementadas de acordo com essa certificação podem ser aliadas a outras diretrizes, voltadas à saúde no trabalho ou ao meio ambiente, por exemplo.

Para quais tipos de empresas a ISO 9001 é mais adequada? As regras podem ser adotadas por qualquer companhia, desde as grandes até as menores. No caso das pequenas empresas, a ISO 9001 pode ser implantada como uma alternativa a sistemas de gestão da qualidade mais complexos e, principalmente, mais caros.

Isso não significa que a norma técnica não tenha diversos detalhes e regras a serem seguidos, mas que ela serve como um modelo básico, que pode ser adaptado para todo tipo de negócio, sendo que a sua implantação é viável mesmo que a empresa não pague por isso. Além disso, entre as organizações que adotam o modelo, existem aquelas que possuem a certificação ISO 9001.

A seguir será abordado como implantar a ISO 9001.

Vantagens da ISO 9001

Apesar de o conceito da ISO 9001 já indicar a principal vantagem obtida pelas empresas que adotam a técnica, é importante destacar os diversos benefícios propiciados por essa norma técnica.

Organização interna

A implantação das regras da ISO 9001 impacta diretamente na organização interna da empresa. Com a adoção das diretrizes, é possível ter mais controle sobre a produtividade e a administração de processos.

Redução de custos

Tendo controle sobre os processos adotados, é normal que as empresas consigam reduzir os seus custos. Nesse sentido, também é importante ressaltar que os custos são reduzidos devido à diminuição na quantidade de erros do processo, evitando também retrabalho.

Aumento da credibilidade

Qualquer empresa precisa ter boa reputação no mercado para se diferenciar perante a concorrência. A ISO 9001 também pode ajudar nesse quesito, já que, com a redução de erros, a empresa tende a aumentar sua credibilidade em relação aos concorrentes. Além disso, esse sistema de gestão da qualidade aumenta a satisfação dos clientes, porque há menos falhas na produção e na entrega do produto e/ou serviço.

Padronização de processos

Apesar de parecer redundante, é importante focar a padronização de processos proporcionada pela ISO 9001. Com isso, a empresa pode se preparar para crescer ainda mais e repassar conhecimentos para todos os colaboradores que exercem determinada função. Assim, na ausência ou demissão de algum funcionário, é possível repassar todas as informações a outra pessoa, mantendo a qualidade do produto ou serviço.

Essa padronização também facilita o treinamento de novos colaboradores, assegurando que a empresa tenha sempre os melhores resultados.

Aumento das vendas

Grandes empresas preferem adquirir produtos e serviços de organizações que possuam a certificação ISO 9001 ou que já adotem esse sistema de gestão da qualidade. Isso ocorre porque a ISO 9001 oferece mais segurança ao comprador, já que é uma garantia de que a empresa está preocupada com o cliente e se concentra em suas demandas e necessidades.

Diferencial competitivo

Com novos processos, alinhados à gestão da qualidade, a empresa tem um diferencial competitivo perante a concorrência e os públicos interno e externo. A adoção das normas ISO 9001 mostra aos colaboradores que a empresa quer crescer e se desenvolver, sendo uma boa oportunidade profissional. Isso motiva os funcionários a terem mais produtividade e qualidade em suas funções.

Para o público externo e para a concorrência, seguir as normas ISO 9001 é uma demonstração de que a empresa está comprometida com os clientes e que busca sempre as melhores práticas.

Satisfação dos clientes

Um dos objetivos principais da ISO 9001 é tirar o foco da atenção dos produtos e dar mais atenção aos clientes. Assim, com a implantação da norma técnica, é normal que a satisfação dos clientes aumente, o que impacta na credibilidade (benefício já abordado anteriormente).

Para ter mais resultados, é importante conhecer o público-alvo da empresa, quais são suas expectativas, motivações, comportamento, hobbies, estilo de vida etc. Assim, será possível, por meio da gestão da qualidade, controlar cinco elementos que agregam valor ao cliente. São eles: relacionamento, preço, qualidade, desempenho e benefícios.

Como implantar a ISO 9001

Conforme já foi abordado, a ISO 9001 pode ser implementada em qualquer empresa, independentemente do tamanho, da quantidade de clientes e do desejo de obter a certificação. No entanto, é importante entender que cada empresa tem certo nível de maturidade e isso deve ser levado em consideração no momento de implantar a ISO 9001. No entanto, existem alguns passos que precisam ser seguidos a fim de que as diretrizes da norma técnica sejam implementadas.

Definir o método de implantação

Existem alguns métodos de implantação que podem ser adotados pelas empresas que desejam implementar a ISO 9001. É preciso analisar o método mais adequado para cada empresa, o que impactará diretamente no valor de implantação das normas.

Nesse sentido, existe o método convencional, pelo qual o consultor faz visitas presenciais à empresa. No entanto, as visitas são caras, podendo ultrapassar R$ 1 mil, e a quantidade de visitas pode chegar a 36. Assim, o método convencional torna-se caro para empresas menores e com orçamento limitado.

Uma saída para essa situação é o compartilhamento de consultorias, ou seja, várias empresas unem-se para ter o mesmo consultor, que sana as dúvidas dessas companhias normalmente. Devido à redução dos custos de hospedagem do consultor e outras despesas extras, o valor pode cair pela metade se comparado ao método convencional. Mesmo assim, o valor ainda é alto para a maioria das empresas brasileiras.

Outra opção é sanar as dúvidas diretamente por e-mail. Nessa opção, outras empresas se disponibilizam a sanar dúvidas por e-mail. No entanto, nem sempre esse método é o mais adequado. Além disso, ele tem um custo de implantação que pode chegar a aproximadamente R$ 2,5 mil.

Uma alternativa é a implantação de softwares para a gestão da qualidade. Eles podem ser usados por qualquer empresa, independentemente do tamanho, e oferecem diversas facilidades devido à integração com outras ferramentas e softwares.

Por fim, também é possível implantar as normas da ISO 9001 gratuitamente, mas, para isso, é preciso que alguém tenha experiência na implantação dessas diretrizes. Mesmo assim, o software para gestão da qualidade ainda é uma opção bastante viável e que traz diversos benefícios, como será visto posteriormente.

Analisar o sistema de gestão

Antes de efetivamente começar a implantação da ISO 9001, é preciso analisar o sistema de gestão, porque essa avaliação permitirá verificar quais são os requisitos da ISO 9001 que já são atendidos e quais são os principais pontos que precisam de melhoria. A partir dessa informação, é possível incorporar esses pontos ao plano de ação a ser elaborado para a implantação da ISO 9001.

Delimitar a equipe de implantação

Depois de analisar o sistema de gestão e de identificar os pontos que requerem melhorias, é o momento de delimitar qual será a equipe de implantação. É necessário ter uma pessoa específica para a condução da implantação. Essa pessoa deve ter amplo conhecimento dos processos e do funcionamento da empresa.

Além desse líder, é necessário definir outras pessoas que ajudarão no processo. Esses colaboradores também devem conhecer os processos da empresa e, mais do que isso, precisam ser encarados como líderes, porque isso permitirá que as ações sejam aplicadas de forma mais tranquila, sem haver muitas contestações por parte de outros colaboradores. Nesse contexto, é importante lembrar que em qualquer empresa existe uma resistência às mudanças; por isso, a liderança da equipe de implantação da ISO 9001 pode facilitar a implementação das mudanças nos processos.

Planejar

A implantação da ISO 9001 requer muito planejamento e a confecção de um plano de ação. A ideia é que o planejamento seja feito a partir do diagnóstico realizado, ou seja, é necessário considerar todos os pontos de melhoria.

No entanto, o plano de ação não deve apenas abordar as ações a serem implementadas. Elas também devem ser alinhadas, sendo descritas quais serão as atividades de implantação, quais pessoas serão responsáveis por aquelas atividades e quais serão os prazos de implantação.

Envolver os colaboradores

Toda ação a ser realizada em uma empresa requer o envolvimento dos colaboradores. Isso também ocorre com a implantação da ISO 9001. Caso contrário, as normas não funcionarão na empresa.

No entanto, o envolvimento dos colaboradores pode ser um grande desafio. Veja o que pode ser feito para minimizar os impactos e envolver os colaboradores:

  • Repassar conhecimentos: O primeiro passo para envolver os colaboradores é repassar conhecimentos sobre a implantação da ISO 9001, porque ninguém adotará uma prática que não conhece. Por isso, primeiramente deve ser feita uma reunião com os colaboradores, apresentando o que é a ISO 9001, quais benefícios ela trará, como as ações serão implantadas, quem serão os líderes do processo e o que se espera dos colaboradores. Também é preciso deixar claro que a implantação da ISO 9001 trará muitos benefícios e ajudará no crescimento da organização.
  • Apresentar para todos: Quanto mais for apresentado o projeto de implantação da ISO 9001, mais engajamento a empresa terá. Então, é preciso não só apresentar a ideia internamente, mas também externamente, inclusive para a concorrência. Algumas ideias nesse sentido são fazer um post para mostrar que a empresa está implantando a ISO 9001, criar um logotipo especial para o projeto, produzir um release para enviar à imprensa etc. A ideia é mostrar a todos que a empresa está engajada e quer melhorar ainda mais os seus processos. Consequentemente, a empresa logo começa a obter benefícios pela implantação da ISO 9001.
  • Comunicar os avanços: Não basta apresentar o projeto para todo mundo, também é preciso comunicar os avanços. Cada conquista deve ser apresentada, não só para mostrar agradecimento à equipe, mas também para continuar estimulando os colaboradores, que estão envolvidos no processo de implantação. Algumas dicas nesse sentido são enviar relatórios semanais e promover treinamentos durante o processo de implantação.
  • Reconhecer as melhores práticas: É importante reconhecer sempre as melhores práticas, ou seja, aquelas que estão contribuindo para a implantação da ISO 9001. Cada empresa terá seus desafios nesse processo, e a indicação de boas práticas deve ser reconhecida. Isso pode ser feito por meio de um simples elogio ou agradecimento durante uma reunião. Também podem ser pagos prêmios, mas eles dependerão da possibilidade da empresa.

Assim, é possível perceber que o envolvimento dos colaboradores pode ser feito de diversas formas, e muitas delas são gratuitas, reiterando novamente que a implantação da ISO 9001 pode ser feita por qualquer empresa, mesmo as que possuem orçamentos limitados.

Implantar os requisitos da ISO 9001

Esse é o momento em que a implantação da ISO 9001 é colocada em prática. Nessa ocasião, o foco deve ser a efetivação do sistema de gestão da qualidade e, ao mesmo tempo, a melhoria contínua dos processos da organização.

Para isso, também devem ser aplicados treinamentos aos colaboradores, a fim de que eles entendam quais são as novas práticas e como elas devem ser realizadas no dia a dia. Pode-se dizer, inclusive, que essa é uma mudança na cultura organizacional, porque, além de modificar os processos realizados cotidianamente, é preciso que a ideia da gestão da qualidade esteja internalizada pelos colaboradores. Por isso, o processo de implantação da ISO 9001 pode demorar e as ações só serão efetivamente implementadas em médio e longo prazos. No entanto, é importante sempre reforçar a necessidade, apresentar os objetivos e mostrar os resultados, deixando claro que cada colaborador é importante nesse processo.

Executar uma auditoria interna

Ao finalizar o processo de implantação da ISO 9001, é necessário que a empresa execute uma auditoria interna, também chamada de pré-auditoria. O objetivo dessa ação é confirmar que todas as outras ações foram implementadas de maneira correta e identificar possíveis falhas e erros que ocorreram no processo de implantação. É normal que ocorram falhas, porque a ISO 9001 é aplicada rotineiramente por pessoas, que são passíveis de erros. Além disso, como já foi mencionado, pode haver certa resistência às mudanças nos processos e tudo isso precisa ser identificado para poder ser melhorado.

Outra questão que pode ser verificada com a auditoria interna é a necessidade de incluir mais dados, que complementem as ações e informações já implementadas. Nesse sentido, é importante ressaltar que não há motivo para preocupação, porque a melhoria da qualidade deve ser contínua. Além disso, a auditoria interna pode ser feita sem custos, pela própria equipe de implantação, garantindo que a empresa possa analisar o que está sendo feito sem custos ou com custos mínimos.

Contratar a auditoria para a certificação

Nem todas as empresas precisam optar por essa etapa, mas aquelas que desejam ter a certificação ISO 9001 precisam contratar a auditoria para obter a certificação. Nesse caso, é preciso contratar um órgão certificador, que tenha a possibilidade de realizar a auditoria oficial. Estando tudo certo, esse órgão poderá aprovar as práticas implantadas na empresa e emitir o certificado ISO 9001.

No entanto, vale a pena ressaltar que o certificado tem um prazo de validade e, por isso, é preciso fazer uma manutenção regular da certificação, e principalmente das práticas, porque de nada adianta implementá-las uma vez e depois voltar aos processos antigos.

Softwares de gestão

Os softwares de gestão podem ser grandes aliados nos processos de implantação da ISO 9001. Em vez de contratar um consultor, pode-se contratar uma empresa especializada em softwares de gestão da qualidade. Essa empresa não somente fará a consultoria para a implantação da ISO 9001, mas também dará o suporte necessário para que a organização que usa o software de gestão tire todas as suas dúvidas.

Além disso, os softwares de gestão são integrados a outras plataformas importantes para a gestão organizacional, o que garantirá melhores resultados e dados mais confiáveis para análise.

Um exemplo de software de gestão é o Qualyteam, que atende à norma ISO 9001, mas também ONA, OHSAS, PBQP-H e outros sistemas de gestão da qualidade. A ideia do Qualyteam é oferecer os melhores resultados no menor tempo possível e com o menor esforço.

Por isso, diversas são as funcionalidades oferecidas. Conheça algumas delas.

Integração ao ERP

Os sistemas ERP são softwares que integram os diversos dados presentes em uma empresa. Isso é feito pela integração das informações de cada departamento da organização por meio de módulos integrados, o que facilita a verificação dos dados e a análise das informações. O resultado é uma tomada de decisão mais assertiva.

O ERP pode ser adaptado para cada organização e, quando integrado também ao software de gestão da qualidade, permite melhorar os processos e ter controle sobre os dados.

Espaço ilimitado no banco de dados

É normal que as organizações tenham grande volume de dados e informações salvas nos arquivos. O software de gestão Qualyteam tem a vantagem de oferecer um espaço ilimitado, garantindo que todas as informações sejam salvas adequadamente. Além disso, é possível ter um histórico de indicadores, revisões de documentos, não conformidades, entre outros elementos essenciais para a gestão da qualidade. Todas essas possibilidades não possuem custo adicional.

Cadastro ilimitado de usuários

Se a sua empresa é grande e está em expansão, contratando cada vez mais colaboradores, o Qualyteam também é software de gestão da qualidade ideal, porque permite cadastrar um número ilimitado de usuários. Isso também é adequado para organizações que possuem alto índice de rotatividade.

Além disso, a grande vantagem é que esse cadastro ilimitado é feito totalmente sem custo.

Contratação por módulos

Cada empresa possui uma necessidade específica. Por isso, o Qualyteam pode ser contratado por módulos, evitando custos adicionais desnecessários. Além disso, se a empresa expandir a implantação do sistema de gestão da qualidade, ela pode contratar mais módulos, ampliando a efetivação das normas ISO 9001 em sua cadeia produtiva.

Atualização gratuita

Todo software precisa passar por atualizações, e com os de gestão da qualidade acontece o mesmo. No Qualyteam, essa atualização é feita sem custos adicionais e a empresa pode desfrutar da versão mais recente, sempre mantendo seus dados cada vez mais seguros e atualizados.

Com todas essas vantagens, é possível potencializar os resultados, gerenciar melhor os documentos, fazer uma gestão e um controle mais adequado de indicadores e de não conformidades (possíveis falhas que atrapalham o processo de implantação da ISO 9001), gerenciar melhor as auditorias (sejam internas, sejam de certificação), além de também poder gerenciar fornecedores, calibração e pessoas.

Sobre a empresa

Qualyteam atua no mercado de gestão da qualidade desde 2008 e seu principal objetivo é melhorar a gestão das empresas. Essa ideia surgiu a partir da identificação das necessidades, tanto em empresa de pequeno e médio portes quanto em organizações maiores.

Atualmente, a Qualyteam conta com mais de 100 empresas em seu cadastro, atendendo a mais de 10 mil pessoas, sendo uma referência em softwares para a gestão da qualidade e a implantação das normas ISO 9001.

No site e no blog da Qualyteam, você pode encontrar mais informações referentes à implantação das normas ISO 9001, bem como entender como funciona a certificação. Também poderá encontrar toda a lista de colaboradores da Qualyteam, que oferecerão um suporte diferenciado sempre que você necessitar.

Gostou de entender melhor como implantar a ISO 9001 e de que forma essas normas poderão auxiliar na gestão da qualidade da sua empresa? Se você ainda tem dúvidas ou quer conhecer mais sobre a Qualyteam, deixe o seu comentário no post e entraremos em contato em breve.

Teste grátis a ferramenta para gestão da qualidade Qualyteam

3 comentários sobre “Como implantar a ISO 9001 sem pagar nada

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado.

Esse site utiliza o Akismet para reduzir spam. Aprenda como seus dados de comentários são processados.