Aprenda a cortar custos com Orçamento Base Zero

Já pensou em reiniciar as atividades de uma empresa desde os primeiros passos? Rever toda sua estrutura e se perguntar qual o motivo de cada gasto e o quão ele é ou não essencial ao funcionamento do negócio? Essa é a premissa que serve de pedra fundamental para se cortar custos com Orçamento Base Zero.

“Custos são como unhas. Você tem de cortá-los constantemente.” Embora não seja possível dar o devido crédito ao autor desconhecido dessa máxima, sua verdade é implacável. As empresas que normalmente começam com estruturas mais simples e enxutas tendem a agregar serviços e rotinas que produzem um inchaço crescente nas organizações e que, aos poucos, torna-se aparentemente parte natural dos processos corporativos.

Esse inchaço inexoravelmente passa a comprometer a saúde, a qualidade e a eficácia da empresa. Por ser visto como “normal” ou parte inerente ao funcionamento do negócio, outras áreas estratégicas perdem espaço e investimento para atividades tidas como rotineiras, mas que poderiam ser revisadas ou mesmo suprimidas dos processos corporativos.

Quem corta custos com Orçamento Base Zero?

Idealizada em meados dos anos 60, essa abordagem de planejamento e gestão de custos já foi utilizada por grandes empresas e até por governos: Em 1975 o pentágono utilizou o OBZ, sigla pelo qual é conhecido, como ferramenta de redução de custos. Deu certo. Essa, não por acaso, também é a estratégia que vem sendo cogitada numa possível mudança de governo, se o processo de impeachment em curso se consumar: o governo pretende aplicar o OBZ para racionalizar os gastos públicos, com aprovação anual dos custos pelo congresso.

Recentemente, Frederico Trajano, ao assumir o cargo de CEO da rede Magazine Luiza, contratou consultorias específicas para redução de custos e aumento de receitas. O Orçamento Base Zero foi adotado como estratégia para a primeira tarefa. Como resultado, houve uma queda de 4,3% nas despesas do Magazine Luiza no primeiro trimestre de 2016 – embora tenha havido aumento de encargos sobre a folha de pagamentos no período –, o que contribuiu grandemente para seu resultado positivo, apresentado à Comissão de Valores Mobiliários no início de maio último.

Carlos Brito, CEO da AB InBev, é conhecido pela austeridade de seu controle de custos e também utiliza o OBZ como ferramenta de controle. É possível citar muitos outros grandes players do mercado nacional e internacional dos mais diversos portes e setores que aderiram à ferramenta e produziram excelentes e sólidos resultados na redução de custos, entre elas:

  • Nações Shopping, rede nacional de Shoppings Centers;
  • Duratex, maior produtora de pisos, louças e metais sanitários do Hemisfério Sul;
  • Unilever, multinacional anglo-holandesa produtora de bens de consumo.

Por que utilizar o OBZ para redução de custos?

Quando fala-se em cortar custos há reações distintas dentro de uma empresa: os donos geralmente se animam, os gestores sabem que terão um grande e minucioso trabalho pela frente e o corpo de colaboradores tem calafrios. Sempre se pensa em demissão ou corte de benefícios. Mas qual estratégia usar para garantir que as torneiras corretas serão fechadas? Que não haverá prejuízo na qualidade do serviço oferecido? É preciso olhar com cuidado para uma série de fatores que podem cortar junto com os custos, os resultados e a qualidade do negócio, em um efeito colateral devastador. E esses, claro, nem de longe são os alvos corretos. Isso, inclusive, já foi tratado aqui no blog da Qualyteam (veja esse post).

Como falamos no começo do post, reavaliar do começo toda a cadeia de funcionamento de uma empresa garante uma visão digamos, da raiz para os galhos. Apesar de termos citado algumas empresas de grande porte e multinacionais de peso que o utilizam, ele é aplicável inclusive às pequenas empresas. A visão proposta pelo OBZ se aplica a qualquer modelo de negócio e sua utilidade inclui o conhecimento profundo dos gastos da empresa, a priorização e proteção das áreas fundamentais e estratégicas e uma oxigenação na visão gerencial de toda a cadeia de negócios.

O que é preciso para começar a aplicar o OBZ?

Não há nada que seja fácil e miraculoso. Temos sempre que ter isso em mente. Um dos maiores calos do mundo corporativo está no controle de custos, que insistem em aumentar, crescer e se multiplicar sem que aparentemente ninguém tenha feito nada para isso. Se fosse fácil conter esse crescimento desarvorado, esse tópico não seria tão recorrente e necessário nas gestões.

Assim, aplicar o OBZ é minucioso e demanda tempo e análises criteriosas. A princípio, é necessário se ter como base o histórico de todos os custos da empresa. Isso permitirá uma análise clara de seu surgimento e dos motivos que os fizeram existir, tornando a avaliação de sua necessidade clara e efetiva.

A estratégia da empresa também precisa estar bem definida: A missão, a visão e os valores, não são apenas um conceito abstrato, mas devem orientar o funcionamento do negócio. Eles determinam para onde a seta aponta e qual o caminho para alcançar o alvo. Mais que isso, também determinam qual é o alvo.

A empresa precisa estar corretamente dividida em unidades orçamentárias: Divisão de centros de custos, quem responde pela produção, pelas vendas e pela administração.

Tendo em mente esses pontos, é mais fácil ao gestor, ou ao grupo de gestores, perceber o que é fundamental para o processo de funcionamento da corporação. Esse é o fundamento primordial do Orçamento Base Zero.

Como cortar custos com Orçamento Base Zero?

A aplicação do OBZ requer inicialmente a definição do que é o custo mínimo de funcionamento da empresa. Tudo aquilo que estiver acima desse mínimo é considerado incremental e supérfluo a priori. A análise coletiva desse incremental cabe à gestão maior da empresa: CEO, diretores e gerentes devem questionar e, quando necessário, defender cada um dos custos. Tudo, absolutamente tudo, precisa ser justificado.

O que não puder ser excluído deve ser considerado fundamental. Provavelmente estarão aí os setores e processos que garantem qualidade e segurança, por exemplo, que não fazem parte do escopo fundamental do negócio, mas são imprescindíveis à saúde da empresa. Além do fundamental, tudo deve ser considerado investimento operacional. E investimentos precisam ser justificados e apresentar retorno.

Essa análise, que parte da raiz do funcionamento às pontas, prioriza o oxigênio aos galhos mais importantes, e consegue definir, com clareza, onde os custos podem e devem ser aparados. Investimentos ligados à projeções e metas de vendas, por exemplo, precisam ser avaliados e quantificados de forma relacionada ao retorno que devem produzir. Nada além do fundamental deve ser tido como obrigatório ou intrínseco ao negócio.

Como se vê, o OBZ é uma estratégia minuciosa, que demanda tempo – e consequentemente recursos – mas que surte um efeito extremamente eficaz na redução correta de custos.

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