5 erros que anulam a eficiência de qualquer software de SGQ

Algumas pessoas ainda têm dúvidas se devem ou não, implantar um sistema de gestão da qualidade automatizado em suas empresas. Outras duvidam mesmo de sua eficiência, e acreditam que não trarão o retorno esperado.

Na verdade, os softwares de gestão são muito eficientes e ajudam no desenvolvimento da qualidade. O que pode acontecer é que a falta de conhecimento sobre o assunto, a precipitação e muitas outras atitudes equivocadas dos gestores podem comprometer a eficiência do sistema.

Confira 5 erros que devem ser evitados para que a eficiência de um software de gestão não seja prejudicada!

Burocracia engessada

Uma quantidade de procedimentos e de documentos muito grande — que nem sempre é utilizada e que pode não oferecer retorno à empresa — não é uma boa prática, já que pode mais atrapalhar que ajudar.

O importante é analisar a viabilidade de um determinado procedimento documentado para que ele seja criado. Para avaliar essa viabilidade, considere se as horas gastas para elaborar e manter o documento serão compensadas com redução em:

  • Desperdícios;
  • Falhas nos processos;
  • Acidentes;
  • Poluição;
  • Insatisfação dos clientes e dos funcionários.

A própria ISO 9001:2015 está bem mais flexível nas exigências documentais e vale a pena conferir essas mudanças.

Gestão coercitiva

Quanto mais evoluído o método de gestão, menos impositivo ele é. Aprendemos com as experiências totalitárias, monárquicas e fascistas da história que, a curto prazo e sob forte vigilância, as pessoas são extremamente obedientes a qualquer ordem imposta, mas tentam escapar na primeira oportunidade. Nas empresas onde a gestão da qualidade é imposta, há menor engajamento nas pontas e mais casos de pessoas que burlam o sistema.

As empresas com maior engajamento nas tarefas relacionadas à gestão da qualidade são justamente as que implantaram a “cultura da qualidade”. Isso significa que os colaboradores não foram apenas informados, mas convencidos dos benefícios de participarem do SGQ. Assim, essas empresas possuem muito mais envolvimento de todos na gestão da qualidade e com muito menos supervisão necessária.

RD assumindo o papel dos outros

Depois de uma gestão coercitiva mal sucedida, é comum que o RD opte por assumir todas as responsabilidades do SGQ. Dessa forma, além de se sobrecarregarem, os RDs eliminam de vez qualquer chance de envolvimento da equipe e, por consequência, de gerar impactos positivos reais na empresa.

A dica de quem já tem sucesso nesse aspecto é: se não conseguiu convencer um colega dos benefícios da participação dele no SGQ, reflita se você mesmo conhece esses benefícios de forma clara. Talvez seja o momento de analisar suas atividades passadas e saber se elas realmente trouxeram impacto positivo para a empresa. Se os resultados obtidos não são convincentes, procure ajuda para mudar o seu próprio trabalho, antes de cobrar os colegas novamente, mas nunca faça tudo sozinho.

Mau uso das métricas e propostas desenvolvidas

O que é muito comum também é o desenvolvimento de métricas para avaliar os processos da empresa (sua produtividade, seu ciclo de vendas, o relacionamento com o cliente, o controle de estoque), mas não fazer uso delas nas ocasiões necessárias.

Os gestores não as utilizam como deviam e os resultados acabam sendo comprometidos. É necessário considerá-las como fundamentais para quantificar o progresso e o crescimento da empresa, a eficiência de seu sistema operacional. Algumas métricas muito importantes são:

  • Eficácia global de equipamentos (OEE);
  • Introdução de produtos novos;
  • Atendimento ao cliente;
  • Custo da qualidade;
  • Avaliação do nível de produtividade.

Copiar procedimentos de outras empresas

Cada caso é um caso. Não adianta copiar procedimentos que seus amigos aplicam em suas empresas e dão certo. É necessário analisar a viabilidade deles, se eles realmente podem ser aplicados ao seu negócio.

Muitas vezes, os mesmos procedimentos podem funcionar sim, mas é preciso ajustá-los à realidade de sua empresa, promovendo adaptações.

E você? Como efetua a gestão de qualidade na empresa em que trabalha? Já utiliza um software eficiente que integra todos os sistemas e aplicativos? Já identificou alguns dos erros acima em sua gestão? Para mais informações sobre o assunto, clique aqui e aprenda como escolher um software para a sua empresa.

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2 comentários sobre “5 erros que anulam a eficiência de qualquer software de SGQ

  1. Eu tenho uma grande dificuldade de visualizar a redução dos procedimentos documentados, pois entendo que estando o processo devidamente escrito e formalizado será mais fácil de repassar e verificar a execução correta, assim como treinar e orientar a equipe sobre como devem ser realiadas as tarefas. Denfendo muito a tese de haver procedimentos para auxiliar por exemplo nas ocasiões onde a pessoa que está habituada a realizar a tarefa precise se ausentar e outra pessoa assuma seu trabalho, provisoriamente ou por tempo indeterminado. Quando vejo a menção de que ter muitos procedimentos não é positivo eu não consigo visualizar a gestão sem eles, no meu entendimento quanto mais documentado o sistema melhor ele é. Não estou dizendo para se documentar tudo, mas sim os processos mais relevantes.

    • Uma instrução documentada, a meu ver, é, sempre, um marco referencial sobre os parâmetros de execução de um processo. Ainda, a meu ver, entendo que processo é o modo de execução de qualquer coisa – portanto tudo e qualquer coisa é um processo que envolve parâmetros de execução. Inclusive escrever este texto.

      Se os Sistemas de Gestão da Qualidade buscam o controle dos resultados – sabidamente o controle dos processos – Posso entender que transformar processos em documentos é um modo eficaz de garantir a padronização do “Modus Operandus” e, por consequência, dos resultados de cada processo; inclusive das interações entre eles. De outra forma, prevale o modo pessoal de cada um, favorecendo as Não-conformidades.

      Claro que a documentação deve ser a mais enxuta possível – no texto e na quantidade.

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