Modelo PDCA: Como aplicar e quais os benefícios para a gestão de riscos?

Com um volume cada vez maior, assim como uma maior complexidade tanto de tarefas como de interfaces envolvidas nas operações empresariais, a adoção de um método capaz de promover a organização, prevenir perdas e, ao mesmo tempo, otimizar os ganhos da empresa é simplesmente urgente. Sendo o projeto a principal forma de se alcançar os objetivos de uma empresa, é determinante que haja um gerenciamento adequado dos recursos para que não seja preciso lidar com prejuízos que podem custar até mesmo a sobrevivência da empresa. E é nesse contexto econômico cada vez mais frenético, em que o tempo de resposta para as tomadas de decisão não comporta grandes margens, que surge o modelo PDCA como um importante aliado à gestão.

E mais do que aliado do planejamento como um todo, sabia que o PDCA vem comprovando poder oferecer inúmeros benefícios no aspecto da gestão de riscos? Porém, antes de adentrar nas minúcias do gerenciamento de riscos, é preciso compreender exatamente do que se trata esse método, certo? Então confira:

Modelo PDCA

PDCA é uma sigla para PlanDoCheck e Act, que corresponde às quatro etapas do seu ciclo. Pronto para conhecer melhor uma a uma? Pois dê só uma olhadinha:

Planejar

Independentemente de qual seja a metodologia ou que boas práticas estejam sendo seguidas, o planejamento sempre deve anteceder as ações de execução. Entretanto, o grande diferencial do PDCA é se tratar de um ciclo contínuo. Assim, mais que prever um planejamento na fase inicial de um projeto ou de uma demanda, o planejamento deve também estar presente quando for identificada qualquer falha no processo, visando analisar o cenário antes que se sugira ou efetue intervenções.

Fazer

Com base no planejamento efetuado, nas variáveis e em suas possíveis consequências é que o ato de fazer efetivamente entra em ação. Isso proporciona a tranquilidade necessária para a execução, posto que, anteriormente, todo o contexto foi estudado em detalhes até que a intervenção em questão tenha sido proposta. Por isso, a etapa do fazer do modelo PDCA é uma ação muito consciente, nada arbitrária ou impulsiva.

Checar

Mas a verdade é que, mesmo que o fazer tenha sido criteriosamente planejado, isso não garante o sucesso das ações! Daí entra em ação o checar, que corresponde ao monitoramento da ação tomada, com o objetivo de averiguar sua validade. É por meio desse monitoramento que se conclui se os resultados foram ou não alcançados.

Agir

Por último, o agir corresponde à postura proativa de se manter sempre atento às necessidades de mudança, sejam elas corretivas ou preventivas. O intuito consiste em aprimorar cada vez mais os processos e, qualquer que seja a demanda, iniciar o ciclo novamente, planejando, fazendo, checando e agindo.

Gestão de risco

Conforme prometido, nesse prisma do gerenciamento de risco, o PDCA tem atuação latente, uma vez que, quando o assunto é risco, a palavra-chave é antecipar. E essa antecipação está contida no ciclo PDCA a partir do planejamento. Por se tratar de um ciclo, o planejamento está sempre presente. Assim, antes que qualquer atividade venha a ser executada, o planejamento entra em ação de forma a se antecipar ao erro, prevendo cenários e respostas.

Digamos, por exemplo, que uma empreiteira esteja construindo um edifício e, como não poderia deixar de ser, receba materiais na própria obra. Nesse contexto, ela precisa se planejar quanto ao horário da descarga, o local de armazenamento dos materiais e, claro, a qualidade do fornecedor. Nesse momento, perguntas de todo o tipo devem ser feitas, como e se a via possuir alguma restrição de acesso para caminhões em determinado horário? Como estará a capacidade de armazenamento da obra nesse período? E se o fornecedor atrasar ou não entregar?

Viu como, somente se antecipando a situações que podem vir a acontecer e estabelecendo respostas a cada cenário é que se tem um planejamento consistente e, consequentemente, uma eficiente gestão de riscos? Pois é essa uma das propostas do PDCA!

Agora que você percebeu como o PDCA está intimamente ligado à gestão de riscos, comente aqui e nos conte se ainda ficou com alguma dúvida! Participe da conversa e enriqueça nosso post!

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6 comentários sobre “Modelo PDCA: Como aplicar e quais os benefícios para a gestão de riscos?

    • Olá Luciano.
      Algumas ações são fundamentais na prática do PDCA, dentre as quais destacamos:
      a) A quantidade de medicamentos a ser comprada deve ser calculada (planejada) com base em um histórico de vendas da farmácia. Dessa maneira se evita a potencial perda de produtos em estoque por vencimento.
      b) Na chegada dos medicamentos uma inspeção deve ser realizada por um profissional da farmácia para identificar se aquilo que foi solicitado, está sendo entregue nas quantidades e condições desejadas. Há muitos casos de avarias no transporte e/ou extravio de medicamentos. A sistemática de inspeção antes do recebimento auxilia a empresa (farmácia) a evitar alguns dissabores associados ao pagamento por aquilo que não recebeu.
      c) FIFO (First In, First Out). Relacionado a gestão do estoque, essa prática orienta o profissional a sempre expedir / vender os produtos que chegaram antes na empresa. Em outras palavras, os primeiros medicamentos que a empresa recebe, serão os primeiros que ela irá colocar na prateleira para a venda. Dessa maneira os riscos associados a produtos vencidos / encalhados se torna menor.
      d) Um sistema de controle de estoque pode também ajudá-lo a gerir melhor seus produtos/medicamentos. Vale a pena checar o que o mercado oferece e medir o valor desse investimento.
      e) Por fim o estabelecimento de indicadores operacionais também pode informá-lo sobre as perdas associadas ao seu processo de gestão de medicamentos. Indicadores que indiquem a quantidade de medicamentos vencidos por mês, perdas associadas a extravios, avarias, etc, podem dar a você uma luz com relação ao que deve ser feito para que tenhas uma gestão otimizada de seu estoque.
      Abraço,
      Ivan Gonçalves.

    • Olá Joana.
      Vale lembrar que os riscos e oportunidades, sob a ótica da nova norma ISO 9001:2015 tem como principal enfoque a qualidade dos produtos e serviços oferecidos, muito embora não se limite a isto (a avaliação de riscos ambientais e de saúde e segurança ocupacional, além dos riscos financeiros também podem e devem ser levados em consideração numa análise como esta).

      Riscos:
      1) Uso de máquinas obsoletas ou sem precisão exigida para determinados tipos de impressão (há ainda riscos de potenciais vazamentos e contaminações ambientais).
      2) Profissionais sem qualificação adequada (além dos riscos na qualidade do produto/serviço, há riscos associados a imagem da empresa, prejuízos financeiros oriundos de contratos não cumpridos, etc).
      3) Falta de padronização das atividades críticas (pode gerar erros que afetam todo fluxo de informações internas acarretando prejuízos financeiros e atrasos na entrega dos trabalhos).
      4) Falta de avaliação de desempenho e desenvolvimento de treinamentos e formação aos profissionais cuja competência não alcançou os resultados mínimos desejados.
      5) Ausência da Alta Gestão na condução do SGQ da empresa.

      Oportunidades:

      1) Uso de impressoras mais modernas.
      2) Mapeamento periódico de Processos (mantendo atualizadas as atividades relacionadas aos processos da empresa).
      3) Busca de novas tecnologias de impressão.
      4) Reuniões com a Alta Gestão para compartilhamento de estratégias e ações.

      Abraço,
      Ivan Gonçalves

  1. Bom dia Elson.
    A norma ISO 9001:2015 apresenta no Anexo A (A.4) o conceito genérico sobre mentalidade de risco e seu escopo de abrangência concernente ao sistema de gestão da qualidade. Cita ainda nos requisitos 6.1.1 e 6.1.2 considerações sobre a importância da determinação dos riscos e abordagens aplicáveis para:
    a) assegurar que o SGQ possa alcançar os resultados pretendidos;
    b) aumentar efeitos desejáveis;
    c) prevenir ou reduzir efeitos indesejáveis;
    d) alcançar melhoria.

    Finalmente cita no requisito 6.1.2 “Ações tomadas para abordar riscos e oportunidades devem ser apropriadas ao impacto sobre a conformidade de produtos e serviços.”

    Isto posto, minha resposta à sua pergunta é: depende.

    1. Se sua empresa inclui no SGQ objetivos relacionados ao risco financeiro (pode ser uma expectativa da parte interessada (acionista), por exemplo), redução de acidentes (pode ser uma expectativa da parte interessada (colaborador interno), por exemplo), etc, a abordagem de riscos é ampla e aborda mais do que os riscos de qualidade do produto ou serviço.
    2. Se sua empresa inclui no SGQ objetivos relacionados à qualidade dos produtos e serviços (como citado anteriormente (“Ações tomadas para abordar riscos e oportunidades devem ser apropriadas ao impacto sobre a conformidade de produtos e serviços.”), a questão ser referirá somente a esse escopo.

    Particularmente acredito que, embora seja direcionada para a prevenção de problemas relacionados à qualidade dos produtos e serviços de uma organização, a abordagem dos riscos não deve se limitar à esse escopo específico.

    Obrigado pela tua participação.

    Grande abraço,
    Ivan Gonçalves.

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