POP: Como escrever um Procedimento Operacional Padrão?

Toda empresa competitiva está sempre em busca da chamada qualidade total, conseguida com o devido acompanhamento e o aperfeiçoamento contínuo de seus produtos e serviços. Nessa busca, é importante estabelecer mecanismos de controle dos processos para que o negócio continue a produzir resultados satisfatórios, mesmo diante de algum tipo de imprevisto — como uma mudança na equipe ou a eventual ausência de um funcionário. Dentro desse contexto, uma das principais ferramentas de controle e gestão dos processos é o Procedimento Operacional Padrão (POP). Pronto para aprender direitinho do que se trata e como elaborá-lo? Então fique de olho:

O que é esse tal de POP?

O POP nada mais é que um documento que estabelece de forma minuciosa os detalhes de um processo, elencando aspectos como sequência de procedimentos, materiais utilizados, cuidados a serem observados, responsáveis por cada etapa e quaisquer outras informações relevantes para que a tarefa seja realizada dentro do padrão de qualidade esperado.

Qual o objetivo do POP?

O principal objetivo de um Procedimento Operacional Padrão, como o próprio nome já dá a entender, é padronizar a realização de um processo de forma a minimizar erros, desvios e variações. Assim fica muito mais fácil garantir a qualidade do procedimento, seja ele qual for.

Por que padronizar?

Imagine que o funcionário responsável por determinada tarefa precisou se ausentar de forma inesperada. A empresa certamente conta com outros funcionários capacitados para realizá-la, mas que nunca executaram o procedimento no dia a dia. Nesse cenário, se a empresa não conta com um POP em relação àquela tarefa, pode estar diante de um drama ou de, no mínimo, um bom prejuízo. Porém, ao contar com um Procedimento Operacional Padrão detalhado, a substituição será feita sem maiores problemas, uma vez que cada passo estará devidamente descrito, como um guia para o substituto seguir à risca.

Que elementos compõem um POP?

Um POP é composto, principalmente, dos seguintes elementos:

  • Nome do procedimento;
  • Local de aplicação;
  • Responsáveis pela tarefa elencados por cargos e não por nomes, já que estes podem mudar com o tempo;
  • Responsável pela elaboração do POP;
  • Materiais envolvidos na tarefa;
  • Documentação de referência, como manuais, estatuto, guias de segurança e assim por diante;
  • Siglas devidamente descritas;
  • Passo a passo do procedimento, incluindo etapas e sequência de realização, além da nomeação dos responsáveis por cada etapa;
  • Gráficos e fluxogramas, no caso de tarefas com alto grau de complexidade;
  • Perspectiva de revisão, ou seja, dentro de qual período o POP precisará ser revisado — o que deve ser feito pelo menos anualmente.

Mas como escrever um POP?

  1. O primeiro passo consiste em envolver os atuais responsáveis pelo procedimento nessa elaboração, já que são eles que conhecem a fundo a tarefa e podem apontar suas particularidades;
  2. Forme, então, um grupo de trabalho destinado a formular o POP;
  3. Descreva todas as etapas do procedimento, incluindo tempo necessário ou destinado a seu cumprimento, materiais exigidos para sua execução e os respectivos resultados esperados;
  4. Destaque as etapas críticas, ou seja, aquelas que, se não cumpridas ou cumpridas de forma insatisfatória, podem comprometer o resultado geral do procedimento;
  5. Preveja uma rotina de checagem, com uma série de perguntas a serem feitas para verificar se a tarefa ou o procedimento foi realizado adequadamente;
  6. Organize então seu documento, de forma que contemple todos os elementos formais listados no tópico anterior.

É preciso ter outros cuidados?

Atente-se à linguagem utilizada, que deve ser o mais clara e objetiva possível, de forma a ser compreensível por todos os escalões envolvidos na tarefa. Se for necessário, inclua gráficos ou fluxogramas, desde que seja para tornar o relato ainda mais transparente.

Cuidado com as revisões no documento. Ainda há empresas sem software para gestão de documentos, ou com sistemas antigos, que acabam permitindo que versões antigas dos documentos continuem espalhadas pela empresa. Se você não tem um sistema adequado para documentos, experimente o DOC.

E por último, mas definitivamente não menos importante, jamais copie os procedimentos de outras empresas, porque eles simplesmente podem não se aplicar à sua realidade! Inspirar-se na estrutura de outros POPs é válido, mas é essencial observar as particularidades dos processos da sua própria empresa!

O estabelecimento de um bom Procedimento Operacional Padrão pode ser a diferença entre obter resultados medíocres ou resultados excelentes. Um POP bem escrito e detalhado garante a segurança e a qualidade dos processos, ajudando a empresa a lidar melhor com qualquer tipo de imprevistos e mudanças.

Como controlar esses documentos

Agora que você já sabe escrever um POP, pode aprender algumas dicas para manter controlados esses documentos. Fizemos um artigo que mostra as 4 formas mais comuns de controlar documentos da qualidade. A leitura vale à pena:

Como controlar documentos da qualidade

Teste grátis a ferramenta para gestão da qualidade Qualyteam

39 comentários sobre “POP: Como escrever um Procedimento Operacional Padrão?

  1. Excelente material, parabéns!!!

    Outra justificativa para se utilizar o Procedimento Operacional Padrão além da questão de ausência inesperada de um funcionário é a aplicação da ferramenta nas empresas que trabalham com vários funcionários que desenvolvem a mesma tarefa em turnos diferentes de trabalho para execução de uma mesma tarefa.

  2. Gostei muito do blog, tem artigos bem esclarecedores!
    No entanto tenho dúvida com relação a ter cópia física dos documentos, pop’s e formulários. Na empresa todos utilizam computador e tem acesso ao servidor onde estão os documentos. É realmente necessário manter impressos ou posso descartar essa prática?
    Obrigada!

  3. Bom dia Qualyteam,

    Gostaria de tirar uma dúvida com relação a forma de escrever gramaticalmente um POP. Li em outros sites e blogs da qualidade a informação que é melhor utilizar os seguintes tipos de escrita:
    -Voz passiva com auxiliar e infinitivo
    Ex:Deve-se analisar os fatos.
    -Futuro do Indicativo
    Ex:Deverá ser realizado tal procedimento.

    Dessa forma, esta sugestão procede?
    Muito Obrigada.

    • Olá Jeniffer,
      Bom Dia,

      Em resposta ao seu questionamento, o POP deve ser o mais claro e objetivo possível, para que possa ser compreendido por todos da empresa. Trabalhe com textos curtos e utilize fluxogramas, gráficos ou ilustrações. Peça sempre auxílio de sua equipe para revisar o documento. De maneira geral, não use “você”, pois já fica implícito no texto. Fale sobre as atividades na voz ativa e comece as frases com imperativos (Ex:Remova a poeira do eixo de ar antes do uso).O modo imperativo é usado na gramática para dar comandos, ordens, conselho. Tem por objetivo induzir o indivíduo a uma ação.
      E não esqueça de sempre checar a clareza do texto.
      Espero ter lhe ajudado!
      Estamos sempre a disposição e continue nos acompanhando.
      Abraços.

    • Olá, Roberto.
      Em relação ao seu questionamento, não existe um “modelo” de POP, em sua empresa mesmo você possivelmente terá vários. O ideal é não copiar procedimentos de livros ou de outras organizações, pois cada processo possui suas particularidades, devendo esses procedimentos serem adequados ao tipo de processo. Quem executa o processo deve fazer parte da elaboração do POP, já que conhece todas as características e peculiaridades.
      Ele deve ter linguagem simples e objetiva, para que todos tenham acesso e funcione como um guia.
      Você pode inserir as seguintes informações: Nome, Objetivo, Documentos de referências (manuais), Local de aplicação, Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis, Fluxograma, Local onde poderá ser encontrado e o nome do responsável, Forma que será gerado (eletrônico, papel), Gestor, Responsável, etc.
      Espero ter lhe ajudado.
      Continue nos acompanhando!

  4. Boa tarde.

    Em uma revisão, uma colaboradora realizou anotações a lápis em um procedimento, referente o que deveria ser ajustado.
    Por se tratar de anotações para futuro ajuste, sem rasurar ou impedir a leitura da impressão original não há implicações maiores ou esta atitude prejudica a “legalidade” do procedimento impresso até a sua revisão, fora a questão estética?

    • Bom Dia, Itacir.
      Em resposta ao seu questionamento, a norma exige que o documento e o processo de revisão sejam claros. Por isso, pense se:
      1) Essas anotações à lápis não vão mesmo prejudicar a leitura?
      2) Esta é a forma adotada pela empresa para revisar todos os documentos? Precisa ter uma forma de revisar padronizada. Não dá pra um escrever à lápis, outro mandar por e-mail e outro falar por telefone.

      Continue nos acompanhando!

  5. Olá!
    Fui cobrada por não posuir POP de um processo que ainda está em implantação e ainda não validado, portanto existem muitas dúvidas a serem sanadas e nem mesmo a alta gerência consegue respondê-las.
    A cobrança por escrever POPs de atividades ainda em construção é constante e faz com que os POPs sejam apenas burocráticos.

    Gostaria de receber sugestões sobre o assunto.

    • Olá, Adriana.

      Em relação ao seu questionamento:
      A padronização está na última etapa do ciclo PDCA (https://www.youtube.com/watch?v=0FnwrqybIx0). Antes de padronizar, você precisa experimentar o procedimento, para saber se ele realmente traz melhoria. Mesmo esta experimentação precisa ser registrada, e existem formas diferentes de registrar/documentar essas experimentações. O mínimo necessário é:

      1) Uma entrada, ou seja, o problema a ser resolvido ou melhoria a ser conquistada (pode ser uma ata de reunião) e um plano (pode ser o 5W2H);
      2) Um acompanhamento dessas atividades, anotando o que deu certo ou não (uma ToDo List ou o TOOLS);
      3) No fim do plano, uma análise para saber se ele atingiu o objetivo (gráficos e ata de reunião);
      4) Se deu certo, tornar essas atividades em um padrão (POP).

      Espero ter ajudado. Não deixe de acompanhar nossas novidades!

  6. Bao noite Evelize

    Trabalho em uma multinacional nova no Brasil. Somos do departamento de logística e necessitamos fazer im POP para alguns processos (por que ainda não temos tal documento). O correto é nosso departamento fazer todo o documento? Redigir, juntar informações e etc? Ou o correto é o departamento da Garantia da Qualidade redigir e juntar as informações, e nós da logística dar suporte com as informações?

    • Olá, Andrey.
      Obrigada pela participação.
      Em relação ao seu questionamento, não existe “fórmula” correta. Como dissemos no artigo, o interessante é montar um grupo de trabalho responsável pela elaboração. O importante é que o executor/responsável do processo faça parte desta atividade, pois ele é o conhecedor do processo e sabe de suas características, deficiências e particularidades.
      Estamos lançando uma série de e-books com diversos temas da área. Cadastre-se para receber as novidades.
      Espero ter ajudado e continue nos acompanhando!

    • Olá, Cláudio.
      Obrigada pela participação.
      Em relação ao seu questionamento, não existe “fórmula” correta. Como dissemos no artigo, o interessante é montar um grupo de trabalho responsável pela elaboração. O importante é que o executor/responsável do processo faça parte desta atividade, pois ele é o conhecedor do processo e sabe de suas características, deficiências e particularidades.
      Espero ter ajudado e continue nos acompanhando!

      • Olá Sra. Evelize!

        Eu entendi que o grupo de trabalho deve auxiliar na elaboração, mas a responsabilidade da elaboração desse documento seria do setor de RH ou de Qualidade? Outra coisa, acho indispensável para setores industriais, mas no caso de comercio e administrativo, cujos os processos são todos versáteis, não poderia engessá-los?

        • Olá. Mirella.
          Agradecemos sua participação.
          Em relação ao seu questionamento, quem executa o processo deve fazer a elaboração do POP, já que conhece todas as características e peculiaridades. Não acredito em “engessamento” dos processos, até porque o POP tem como características ser simples e objetivo com intuito de padronizar, você pode inserir as seguintes informações: Nome, Objetivo, Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis, etc. Você só irá padronizar depois de experimentar se o procedimento realmente deu certo, se os problemas foram solucionados, etc, isso só irá auxiliá-la.
          Continue nos acompanhando!

  7. Bom dia!
    Trabalho em uma empresa pequena e que não possui o POP. Gostaria de implementa-lo.
    Temos um problema que seria falta de pessoa especifica para fazer o POP.
    Gostaria de ver um POP de alguma empresa para eu tentar seguir como referencia e tentar fazer um para a que trabalho.
    Alguém poderia me ajudar?

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado.

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.