4 passos para uma auditoria de qualidade eficaz

Para que uma auditoria de qualidade seja realmente eficaz, não basta simplesmente constatar a existência de modelos e processos em consonância com requisitos ou normas já estabelecidas. Uma auditoria de qualidade eficaz na verdade ultrapassa a validação de uma checklist, tendo como principal objetivo proporcionar a melhoria contínua dos processos da empresa. Assim, os esforços devem se concentrar, sobretudo, na identificação de oportunidades de melhoria, com o intuito de fortalecer e promover a inovação nos procedimentos internos da organização.

Com base nessa premissa, confira abaixo 4 dos principais passos para que uma auditoria de qualidade se transforme em muito mais que um exame, passando a funcionar como uma ferramenta capaz de alavancar de uma vez por todas os resultados da empresa! Pronto? Acompanhe:

Planejamento minucioso

É absolutamente impensável iniciar prontamente os trabalhos de auditoria sem um minucioso planejamento. Antes de mais nada, é preciso ter em mente a complexidade dos trabalhos, quanto tempo será demandado para sua devida execução e se existem recursos disponíveis tanto para atuarem como representantes da direção como para auxiliarem na implementação da qualidade.

Nessa fase, a definição do escopo da auditoria também requer uma atenção extra, uma vez que é preciso consolidar os limites do objeto da auditaria, assim como e conhecer a fundo seus objetivos. A etapa do planejamento deve gerar um diagnóstico que servirá de base para dimensionar o cronograma, permitindo o acompanhamento da implementação da qualidade e, posteriormente, da auditoria em si.

Envolvimento da direção

Sem o envolvimento da diretoria, os trabalhos de auditoria se tornam extremamente comprometidos, afinal, é o apoio e o engajamento da direção que devem oferecer a autonomia necessária para que os trabalhos de qualidade sejam implementados e para que a auditoria seja levada a sério pela organização como um todo. Como patrocinadores, os diretores devem estar convencidos da importância da auditoria de qualidade a fim de atuarem como os principais responsáveis pela criação de uma cultura de melhoria contínua.

Comprometimento do time

Sabia que tão importante quanto contar com o envolvimento da diretoria é contar com a participação ativa dos próprios colaboradores? Pense bem: de nada adianta o representante da direção ter a melhor das intenções ao concentrar esforços na implementação de processos e de modelos se os demais colaboradores não estiverem a par dos trabalhos sendo implementados. Nesse caos tudo fica completamente perdido! Os departamentos objetos da auditoria têm que ser ouvidos e estudados para que se possa compreender bem os processos, estruturá-los adequadamente e aliar a tudo isso procedimentos e templates.

Auditoria propriamente dita

Quando a qualidade é bem planejada, desde sua implementação até a fase de auditoria, contando ainda com a organização e o devido alinhamento da diretoria e de todos os colaboradores, a auditoria de qualidade em si talvez se torne umas das etapas mais simples. Seguindo todos os passos corretamente e, de preferência, com um software capaz de gerar relatórios para o devido acompanhamento do processo, a atenção passa a se direcionar à pessoa ou à empresa responsável por efetivamente auditar.

A auditoria em si — quer seja uma auditoria interna ou externa — deve ser realizada de maneira imparcial. Se interna, deverá haver um cuidado especial na escolha do colaborador auditor, uma vez que ações de favorecimento ou vista grossa podem comprometer drasticamente todos os esforços empenhados na melhoria dos processos. Da mesma forma, se a auditoria for externa, deve ser realizada por uma empresa homologada e alheia à implementação, responsável apenas pela validação dos trabalhos de qualidade, ou seja, pela auditoria propriamente dita.

Viu como esse passos estão integrados e viabilizam uma auditoria de qualidade eficaz? Ficou ainda com alguma dúvida? Comente aqui e divida seus questionamentos conosco!

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3 comentários sobre “4 passos para uma auditoria de qualidade eficaz

  1. Olá,

    Nossas auditorias internas são feitas pelo nosso consultor (o mesmo que ajudou na implementação e ajuda na manutenção da ISO), e várias vezes questionamos sobre esta questão da imparcialidade e eles nos responderam que não havia problema pois o consultor não executa atividades dentro da empresa, apenas orienta e tira dúvidas.
    Agora, estamos prestes a ter uma auditoria de re-certificação da ABNT e me preocupo com este fato.
    Afinal, pode ser registrada uma não-conformidade neste caso? ou a empresa que nos fornece a consultoria/auditoria está correta?

    Obrigada

    • Resposta de nosso consultor de qualidade:

      Olá Gabriella.
      O que está escrito no procedimento (obrigatório) de auditoria interna de vossa empresa? Lá é fundamental que você estabeleça a possibilidade de realizar auditoria interna com empresas independentes (externas). Nesse caso a empresa externa seria a do próprio consultor. Importante que os registros caracterizem que a auditoria foi realizada pela empresa dele, ou seja, que o plano de auditoria e relatório final identifiquem a empresa dele.
      Outro ponto é o nível de exigência durante o processo de auditoria. É fundamental que ele seja criterioso para identificar todos os pontos com desvio, de forma a tratá-los adequadamente antes da auditoria externa. Finalmente é importante que você tenha um registro da qualificação desse profissional com relação a norma ISO 9001. Ele tem formação de lead assessor (auditor líder)? Ele tem competência técnica comprovada?
      Lembro que os fornecedores e prestadores de serviço devem apresentar critérios para seleção, avaliação e reavaliação (veja requisito 7.4). Eu como auditor externo aceitaria a realização da auditoria interna por seu próprio consultor se isto estivesse definido no prodecimento e se ele estivesse atendendo aos critérios de seleção definidos para seus fornecedores e prestadores de serviço.
      Se tiveres alinda alguma dúvida ou precisar falar comigo, meu telefone é (47) 9652-8410.

      Abraço,
      Ivan Gonçalves.

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