Qual é a diferença entre Documentos e Registros?

(por Aline Tonon)

DOCUMENTOS e REGISTROS são a mesma coisa?

Não. Existe uma diferença ente documento e registro. No contexto da norma 9001 um documento refere-se ao futuro, ao planejamento, a diretrizes que nortearão os rumos de sua empresa. São documentos que estabelecem aonde sua empresa quer chegar, como seus funcionários deverão agir e como as tarefas do seu processo deverão ser executadas. São exemplos de documentos: um procedimento, uma instrução de trabalho, o código de ética da sua empresa, uma norma, uma lei. Todos esses citados e outros determinam uma “regra”, uma forma de agir dentro da sua organização.
Pense na sua realidade, dentro da sua empresa quais seriam os documentos que ditam regras para o futuro? São eles que precisam ser controlados.
E registros? O que são registros? Uma forma simples de entender é pensar que registros são anotações que ocorreram no passado, fatos que já ocorreram. Chamaremos esses registros de evidências, pois de fato eles são a prova de alguma coisa que já aconteceu. São exemplos de registros uma nota fiscal preenchida, uma ordem de serviço preenchida, uma ordem de produção preenchida,um certificado de um curso que ocorreu, uma ata de uma reunião que já ocorreu, um formulário de matricula preenchido.
Percebam que um documento pode vir a se tornar um registro. Pensem em uma ordem de orçamento em branco, ela lhe diz quais dados você precisará ter em mãos para, no futuro, fazer uma compra.
No exemplo citado, você precisará do nome do cliente, a cidade onde ele reside, o estado, o CEP e assim sucessivamente. À medida que você preenche esse documento, com dados reais do seu cliente ele se torna um registro, pois reflete um pedido de um cliente que já aconteceu. O mesmo pode ser dito de um formulário de nota fiscal em branco, que é um documento e quando preenchido torna-se um registro de uma venda que já ocorreu.
Agora que está mais clara a diferença entre documento e registro, fica a pergunta: quais documentos e registros precisam ser controlados?  O texto da norma é pouco específico diz apenas que “Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem ser controlados”. Dessa forma é você quem vai determinar quais documentos você irá controlar.
Bom trabalho!
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Fonte: http://certificacaoiso.com.br/
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7 comentários sobre “Qual é a diferença entre Documentos e Registros?

  1. Prezada Alice.
    Seu artigo é uma afronta aos princípios da norma ISO 9001. Primeiramente pela própria questão de requisitos, e em segundo lugar pela conceituação dos mesmos. Fico bastante preocupado quando uma empresa adota este tipo de interpretação, pois em todos os aspectos é conflitante.
    Primeiramente pois o registro precisa ter definida o seu arquivamento, ou seja é um registro do passado, enquanto que o documento define atividades atuais que estão sendo realizadas. O registro não necessita ter as alterações identificadas enquanto que o documento necessita. E poderia ficar aqui citando outras situações.
    Pelo bem da qualidade seria oportuno que estes conceitos que voce divulga fossem reavaliados.
    Não estou aqui querendo criticar a voce, pois nem a conheço, e seria arbitrariedade da minha parte, mas contribuir com a assertividade correta dos elementos da norma.

    • Parabéns pela sua preocupação com os conceitos da qualidade, Rogério! A troca de informações faz todos crescermos juntos.
      Seu comentário foi ótimo! O artigo ajuda de forma muito básica, mas funcional, a diferenciar os tipos de documento, mas à medida que nos aprofundamos no universo da Gestão da Qualidade, aprendemos muito, e percebemos muito mais detalhes.
      Uma explicação bastante precisa, da própria ISO, se encontra no item 2.7.2 (Tipos de documentos usados em sistemas de gestão da qualidade) da ISO 9000 (Fundamentos e vocabulário). Vale à pena uma olhada.

  2. Registros também são documentos, porém são um tipo especial de documento (ver ISO 9001:2008 4.2.3 1º parágrafo). Registros são necessários para prover evidência de ações executadas. Um formulário em branco enquanto não estiver preenchido com informações, ainda não é chamado de Registro (ABNT ISO/TR 10013).
    Att:
    Wilson Miranda
    Auditor de Certificação

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