popConsideradas como o instrumento mais simples do rol das informações técnicas e gerenciais da área da qualidade, o POPProcedimento Operacional Padrão, também conhecidas como  IT - Instruções de Trabalho ou NOP - Norma Operacional Padrão, têm uma importância fundamental dentro de qualquer processo, cujo objetivo básico é garantir, mediante uma padronização, os resultados esperados por cada tarefa executada. Procedimento Operacional Padrão (POP) (em inglês: Standard Operating Procedure) é um documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma descrição detalhada de todas as medidas necessárias para a realização de uma tarefa. O POP apresenta instruções das sequências das operações e sua frequência de execução, apontando os seguintes elementos:

  • O responsável pela execução e listagem dos equipamentos;
  • Peças e materiais utilizados na realização da tarefa;
  • Descrição dos procedimentos das atividades críticas, de operação e de pontos proibidos de cada tarefa;
  • Roteiro de inspeção periódicas dos equipamentos de produção.

Todos esses elementos deverão ser aprovados, assinados, datados e revisados anualmente ou de acordo com a necessidade do processo. Objetivos do POP O POP tem como objetivo manter o processo em funcionamento, através da padronização e minimização de ocorrência de desvios na execução da atividade, ou seja, assegura que as ações tomadas para a garantia da qualidade sejam padronizadas. Como elaborar um POP? Descrever as tarefas que fazem parte da rotina do trabalho, tomando os seguintes cuidados:

  • Não copiar procedimentos de livros ou de outras organizações, pois cada processo possui suas particularidades, devendo esses procedimentos ser adequado ao tipo de processo.
  • O executor do processo deve ser parte integrante da elaboração dos procedimentos, pois ele é o conhecedor do processo e sabe de suas características e deficiências.
  • O colaborador deve ser treinado para executar a tarefa.
  • A aplicabilidade dos procedimentos deve ser monitorada constantemente, para assegurar se estão sendo seguidos de forma correta.
  • A linguagem utilizada no POP deve ser simples e objetiva para o entendimento de todos, bem como a sua aplicação.

O que deve conter num POP? É importante que o Procedimento tenha informações suficientes para que os colaboradores possam utilizá-lo como um guia, assim como, em caso de dúvida saibam onde buscar mais informações ou a quem recorrer. Segue uma lista de itens que um bom procedimento deve conter:

  • Nome
  • Objetivo
  • Documentos de referências (manuais)
  • Local de aplicação
  • Siglas (caso houver)
  • Descrição das etapas da tarefa e de seus executores e responsáveis
  • Fluxograma
  • Local onde poderá ser encontrado e o nome do responsável pela sua guarda e atualização
  • Frequência de atualização
  • Forma que será gerado (eletrônico, papel)
  • Gestor (quem elaborou)
  • Responsável

O POP é um instrumento destinado a quem executa a tarefa  e deve ser simples, completo e objetivo para que possa ser interpretado por todos os colaboradores. Quanto a sua aplicação, representa a base para garantir a padronização de tarefas e assegurar aos usuários um serviço ou produto livre de variações (não conformidades) que poderão interferir na sua qualidade final.

BAIXE AQUI O MODELO DE POP:

______________ Autora:  Rosemary Martins Administradora de Empresas, Pós-graduada em Comportamento Organizacional e Recursos Humanos, Mestre em Engenharia da Produção e Sistemas.   BlogDOC4