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5W2Hs: Como fazer um plano de ação

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Um plano de ação é, basicamente, a definição estratégica de ações que devem ser feitas por indivíduos envolvidos em um negócio para que juntos possam chegar a um objetivo maior. Ele pode ser aplicado em uma determinada área da empresa, por uma determinada equipe, mas também para toda a organização.

Ou seja, há diversos níveis de planos de ação. O que importa é a ordem com que cada ação será tomada, assim como o fato de o cronograma estar contemplado no plano.

É sobre isso que vamos conversar neste artigo: como fazer um plano de ação utilizando a ferramenta conceitual 5W2H. Você verá, a seguir, o que é 5W2H, porque ele deve ser utilizado na sua empresa e um exemplo de aplicação. Acompanhe!

 

O que é 5W2H

Comecemos por entender o que é 5W2H. Ele é um acrônimo utilizado para representar as diretrizes utilizadas para a formatação de um plano de ação empresarial. Os 5Ws são: What, Why, Where, When, Who — em bom português: o que, por que, onde, quando e quem. E os 2H são: How e How much — como e quanto.

Ao utilizar este conceito — também chamado de método ou ferramenta — para montar um plano de ação, a empresa elimina todas as dúvidas que possam surgir na hora de criar e tornar as diretrizes conhecidas por sua equipe.

Basicamente, os 5W2H ajudam a responder as seguintes perguntas essenciais em um plano de ação:

  • O que precisa ser feito? (Quais etapas devem ser percorridas para a ação);
  • Por que precisa ser feito? (O que justifica esta ação?);
  • Onde será feito? (Em que local, em quais departamentos etc.);
  • Quando deverá ser feito? (Qual o cronograma, qual o período em que a ação será aplicada e quando deve ser finalizada/entregue);
  • Quem fará? (Quem serão os responsáveis pela ação);
  • Como será feito? (Quais técnicas, quais ferramentas etc. serão utilizadas para que esta ação seja feita);
  • Quanto custará? (Quais custos estão envolvidos na tomada desta ação).

 

Por que utilizar 5W2H no plano de ação da sua empresa

Consta que o 5W2H surgiu no Japão, a partir da busca por qualidade em algumas empresas fabricantes de automóveis. Amplamente utilizada para diversos fins, a ferramenta passou a ser adotada como um mapa de ações, que ajuda os gestores à medida em que eles respondem às sete perguntas nela contida.

Sua simplicidade de execução e de explicação aos membros da equipe são excelentes justificativas para utilizá-la. Além disso, a ferramenta facilita e agiliza a comunicação entre líderes e liderados ao passo em que se propõe a guiar a construção e a viabilização de ações de todos os tipos e proporções.

 

Exemplo de utilização da ferramenta 5W2H

A seguir, veja um exemplo práticos da aplicação do 5W2H em um plano de ação. Para isso, tomemos como ação a redução de energia elétrica numa empresa, respondendo às sete perguntas essenciais:

O que?

Reduzir em 20% o consumo de energia elétrica na operação da empresa.

Por que?

Houve reajuste nas tarifas de energia elétrica e, também, o consumo aumentou apesar de a empresa seguir com a mesma capacidade produtiva. Por isso, é preciso reduzir com urgência.

Como?

Serão reduzidos o uso de ar condicionado; todos os colaboradores devem desligar seus computadores no final do expediente; salas de reunião e outras que não estiverem sendo utilizadas devem permanecer com as luzes apagadas; cada departamento deve verificar outras frentes de redução do consumo de energia.

Quem?

Todos os líderes devem engajar seus liderados. A ação é para todos os colaboradores da empresa.

Quando?

A partir da próxima segunda-feira. As lideranças devem fazer o comunicado e discutir o assunto com seus liderados nesta sexta-feira. Mês a mês, será feito o comparativo com o mês em que a ação não havia sido tomada para identificar se atingimos a meta.

Quanto custa?

Esta ação deve trazer à empresa uma redução de, no mínimo, 20% no consumo de energia elétrica. Os custos envolvidos serão no departamento de marketing que deve criar comunicados online e alguns cartazes para distribuir pelos departamentos. O orçamento aprovado para isso é de R$ 1000,00.

Perceba que todas as dúvidas em relação a ação de redução de energia elétrica são sanadas com o 5W2H. Todas as pessoas envolvidas ficam sabendo do que precisa ser feito e também os motivos que levaram a esta medida.

A partir destas respostas, a empresa também pode passar o formulário ao departamento de comunicação que poderá criar peças de divulgação da ação como parte de uma campanha interna.

 

Como fazer um plano de ação utilizando 5W2H

Comece utilizando o 5W2H como uma espécie de formulário a ser preenchido para a elaboração e para a execução das ações. Nele, você deve atribuir as funções para cada membro da equipe e, também, determinar o modo como cada atividade deverá ser feita. Ali, devem constar os motivos pelos quais cada ação deve ser realizada e também os prazos para elas serem concluídas, além de orientar como devem ser feitas e estimar os custos envolvidos.

A simplicidade e a praticidade de utilizar o 5W2H devem servir para agilizar o plano de ação e também a comunicação com a equipe. Aproveite isso para engajar seus colaboradores, mostrando a eles que a eliminação das dúvidas será muito benéfica para todos, bem como esta ferramenta pode se complementar às técnicas já existentes para análise de negócios.

Caso você ainda não esteja utilizando 5W2H para montar seu plano de ação, comece a refletir sobre as atividades que poderiam ser formalizadas com esta ferramenta, bem como em quanto ela poderia facilitar e agilizar o processo de colocar ações em prática.

Você irá perceber que esta ferramenta é excelente para formalizar o planejamento e conduzir a tomada das ações, dando um norte para toda a equipe, facilitando o acompanhamento do desempenho das pessoas. Também, a comunicação com sua equipe tende a melhorar, afinal, todas as dúvidas possíveis são sanadas com o preenchimento do formulário.

Você gostou desta dica? Está animado para começar a utilizar 5W2H em seu plano de ação? Se tiver mais alguma dúvida ou quiser contribuir com ideias, deixe um comentário!

 

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8 comentários sobre “5W2Hs: Como fazer um plano de ação

  1. Como é de conhecimento de todos , a gestão pela qualidade ainda é vista com muita resistência na maioria das empresas brasileiras, mas uma ferramenta como o 5W2H é uma das básicas para iniciar-se no processo de uma gestão pela Produtividade com Qualidade, onde destacaria ainda o chamado 5S, o MAMP, o ciclo PDCA, a matriz GUT entre outras, todas elas integradas em uma visão de operacionalização da organização com base, com norte em conceitos de Planejamento Estratratégico/gestão estratégica.
    Marcos de Abreu Basto Lima
    Economista

  2. Penso que no Brasil temos muito que aprender sobre os conceitos de qualidade e as empresas que aplicarem e que já aplicam tais métodos e ferramentas da qualidade estão muito a frente das demais. Quando se cruzarem para suporte de gestão o MKT e Gestão da qualidade certamente chegaremos ao patamar de indústrias de primeiro mundo tendo a leitura interna e externa do mercado, sabendo onde se encontram as forças e fraquezas e aplicando estratégias para alavancar a produção, gerir canais e vendas simultaneamente.

  3. Ótimo esta explicação!! Pena q ñ vi antes de fazer a prova, mas agr está me ajudando e muito no trabalho que estou fazendo agora. Parabéns!!

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