5 dicas para organizar suas mensagens no Gmail

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Enviar um e-mail para um contato errado pode significar problema grave. Deixar de responder a solicitação de um cliente também. Fatos corriqueiros que acontecem o tempo todo nas empresas podem ser resolvidos com uma dose de organização. Você recebe diariamente uma enxurrada de e-mails.  As mensagens vão se acumulando e fica difícil distinguir o que é importante de coisas dispensáveis. A capacidade praticamente ilimitada do Gmail é um convite à bagunça. Nada melhor do que uma seqüência progressiva de dicas para quem quer por ordem na correspondência no serviço de e-mail do Google.
A primeira dica pode parecer um tanto óbvia, mas ela é um passo necessário para as demais. A cada passo, você usará ferramentas mais avançadas para organizar a correspondência, até automatizar a classificação de mensagens por meio de filtros.

1. Use marcadores

Suponhamos que você receba mensagens da família, dos amigos e dos colegas de trabalho, além de newsletters sobre vários assuntos. O primeiro passo para organizá-las é:

  • Criar um marcador para cada grupo de pessoas ou tipo de mensagem. Para isso, basta clicar no botão Marcadores, logo acima da lista de mensagens e selecionar a opção Criar Novo.
  • Depois, digite um nome como “Família” ou “Amigos”. Para atribuir um marcador já existente a uma mensagem que está sendo visualizada, basta acionar o botão Marcadores e escolher o rótulo a ser aplicado. Note que o Gmail vai listar os marcadores na coluna esquerda, abaixo do botão Escrever E-mail. Clicando num deles, somente as mensagens que contêm aquele marcador serão exibidas. Assim fica fácil, por exemplo, visualizar apenas as mensagens enviadas pelos colegas de trabalho ou pela família.

Lidar com o e-mail é uma tarefa praticamente inescapável, e cada um tem sua própria receita

2. Acerte as cores

É mais fácil identificar visualmente os marcadores se cada um deles tiver uma cor diferente. Vamos colori-los. O Gmail lista os marcadores na coluna esquerda.

  • Posicionando o cursor do mouse sobre um deles, aparece, à direita, um botão com uma setinha para baixo.
  • Clique nele para abrir um menu que permite escolher o aspecto do marcador e outros detalhes.

3. Arquive para despoluir

Em alguns casos, é suficiente classificar as mensagens com marcadores para que a caixa “Entrada”  fique visualmente organizada. Mas é possível que você receba muitas mensagens que quer tirar do caminho para não poluir a lista. Se você não quiser apagar essas mensagens (elas podem ter alguma informação útil que vale a pena guardar), uma solução é usar o botão Arquivar, no alto da página. A conversa toda some da lista, mas permanece no servidor do Gmail. Ela ainda pode ser encontrada pelo mecanismo de busca ou clicando em Todas as Mensagens na coluna esquerda.

4. Use o comando Mover

Se você recebe um volume grande de correspondência, pode ser mais interessante usar o botão Mover, que também fica acima da lista de mensagens, em vez de arquivar. Além de tirar o item da caixa Entrada sem apagá-lo, o comando Mover aplica um marcador escolhido por você. Depois, basta clicar no marcador, na coluna esquerda, para ver as mensagens que o contém – tanto aquelas que foram movidas como as que estão na caixa Entrada. Esse recurso funciona de forma análoga às pastas que existem em serviços com o Yahoo! Mail e em aplicativos como o Outlook.

5. Crie filtros

Uma vez que você definiu marcadores para cada tipo de correspondência, é hora de automatizar a marcação criando filtros. Suponhamos que você queira que todas as mensagens do remetente João sejam marcadas com o rótulo Amigos.

  • Abra uma mensagem dele, clique no botão Mais (acima das mensagens) e escolha Filtrar Mensagens Assim.

O Gmail mostra uma página onde aparece, ao alto, um formulário para você especificar critérios de pesquisa. Por padrão, ele coloca o endereço do remetente como critério. Se o objetivo for rotular as mensagens desse remetente, não é preciso fazer nada nessa página. Note que, abaixo, aparecem as mensagens que seriam selecionadas com o critério especificado (neste exemplo, devem ser as mensagens do tal João). Se alterar os critérios, clique no botão Pesquisa de Teste para atualizar a lista.

  • Se tudo estiver certo, clique no botão Próxima Etapa.

Escolha, agora, que ações você quer que o filtro realize.

  • No nosso exemplo, basta assinalar a opção Aplicar o Marcador e selecionar o marcador Amigos. Se quiser marcar as mensagens já recebidas, assinale a opção Aplicar este Filtro Também às Conversas Abaixo.
  • Depois, é só clicar no botão Criar Filtro. Desse momento em diante, todas as mensagens do João receberão automaticamente o marcador Amigos. Note que os filtros podem fazer outras coisas úteis, como encaminhar a mensagem para outro endereço ou destacá-la com uma estrela.

Lidar com o e-mail é uma tarefa praticamente inescapável, e cada um tem sua própria receita. Abaixo segue uma lista de links com mais dicas.
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Fonte: http://exame.abril.com.br
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